OfficeMarket Tudástár · Iratkezelés és irattartók · Teljes útmutató
Mibe tedd az iratot, meddig kell megőrizni, és hogyan semmisítsd meg biztonságosan?
Röviden
Az iratkezelés az irat teljes életútja: használat közben mappában vagy genothermben van, lezárás után iratrendezőbe kerül, a megőrzési idő alatt archiválódobozban pihen, végül megfelelő fokozatú iratmegsemmisítővel semmisítik meg. A számviteli bizonylatokat legalább 8 évig kell megőrizni, a személyes adatot tartalmazó iratok megsemmisítéséhez pedig a P-4 biztonsági fokozat a bevett kiindulópont.
Az „irattartó” szó mögött legalább öt különböző eszköz rejlik: a gumis mappa, a genotherm, az iratpapucs, az irattálca és az iratrendező. Mindegyik mást tud, és a legtöbb rendetlenség abból adódik, hogy egy eszközt a saját szakaszán kívül használnak: iratrendezőben archiválnak, gumis mappában tárolnak évekig, vagy szelektív gyűjtőbe kerül a személyes adatot tartalmazó papír.
Az útmutató az irat életútját követi a napi használattól a megsemmisítésig. Minden szakasznál megkapod a döntő számot, a gyakori hibát és a részletes döntési segítséget, a végén pedig egy számokkal végigvezetett mintaprojektet egy 6 fős irodára.
Az irat életútja – ugrás a szakaszra
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Az irat életútja: öt szakasz, öt eszközcsoport
Minden irat ugyanazon az úton megy végig, csak eltérő sebességgel. A számla néhány nap alatt jut el a lefűzésig, egy szerződés évekig aktív marad. Az eszközt mindig az adott szakasz dönti el, nem az irat fajtája.
| Szakasz | Mi történik az irattal | Eszköz | Döntő adat | Részletesen |
|---|---|---|---|---|
| Napi irat | feldolgozás, aláírás, kézről kézre jár | gumis mappa, genotherm, gyorsfűző, irattálca | kezelhetőség, hordozás | Mappa, gyorsfűző vagy genotherm |
| Lefűzés | lezárt, de még elővett irat | iratrendező, regiszter | lapszám, anyag | 50 vagy 75 mm-es iratrendező |
| Archiválás | lezárt év, ritkán kell | archiválódoboz, archiválókonténer | helyigény, felirat | Archiválódoboz-méretek |
| Megőrzés | jogszabály szerinti ideig marad | gerincfelirat a megsemmisíthetőség évével | iratfajta, jogszabály | Iratmegőrzési idők |
| Megsemmisítés | lejárt megőrzés, selejt | iratmegsemmisítő, zárt gyűjtődoboz | adat érzékenysége, mennyiség | P-fokozatok |
Ha a szakaszokat szétválasztod, két dolog azonnal javul: a polcon csak az kerül iratrendezőbe, amit valóban elővesznek, és semmit nem őrzöl tovább, mint amíg kell. A laminálás és a spirálozás nem szakasz, hanem kiegészítő: a gyakran kézbe vett vagy átadandó dokumentum védelmét és összefűzését oldja meg – erről a dokumentumvédelem és kötés fejezet szól.
Irattartó mappák és tasakok: mibe tedd a napi iratot?
A napi irathoz az az eszköz jó, amelyik a mozgását követi: amit viszel, azt gumis mappába; amit egy lapként védesz, azt genothermbe; amit lapozva, sorrendben tartasz, azt gyorsfűzőbe; amit csak félreteszel, azt tálcába vagy iratpapucsba. Irattartó néven mindegyiket keresik, ezért érdemes a feladatból kiindulni, nem a névből.
Gumis mappa, pólyás dosszié vagy gyorsfűző?
A gumis mappa a folyamatban lévő ügyé: a gumipánt tartja a lapokat, könnyen hordozható, a PP (műanyag) kivitel hosszabb ideig bírja, mint a karton. A pólyás dosszié három oldalon behajtott pólyával zár, így a széleken sem csúszik ki a lefűzés nélküli köteg. A gyorsfűző – köznyelven lefűzős mappa – lyukasztott lapokat tart sorrendben, de a lefűzőlemez túltöltve kiszakad, ezért vékonyabb iratcsomaghoz való.
Tartós tárolásra egyik sem jó: a gumi idővel kinyúlik, a gyorsfűző vastag anyagnál szétnyílik. Ami lezárult, az iratrendezőbe vagy archiválódobozba kerül. Részletes összevetés hat eszközzel: mappa, gyorsfűző vagy genotherm – mibe tedd az iratot.
Mi az a genotherm (irattartó bugyi), és hány mikronos kell?
A genotherm átlátszó, lefűzhető műanyag tasak: a lapot lyukasztás nélkül teszed bele, a tasak perforációja pedig illeszkedik az iratrendező és a gyűrűs mappa mechanikájába. A köznyelvben irattartó bugyi, lefűzős tasak vagy genotherm tasak néven is keresik.
A vastagságot mikronban adják meg (1 mikron = 0,001 mm). Általános irodai lefűzéshez az 50 mikron elég; gyakran lapozott, ügyfélnek átadott anyaghoz 75–90 mikron, merev, kézben tartott laphoz 100 mikron fölött. A víztiszta felület a színes anyagot mutatja jól, a narancsos (enyhén érdes) felület kevésbé tükröződik, és a lapok nem tapadnak össze. A vastagságok táblázata: hány mikronos genothermet vegyél.
Iratpapucs vagy irattálca?
Az iratpapucs a polcon állva tart katalógust, füzetet, vékony mappákat vagy lyukasztatlan iratot; a karton változat 80–100 mm-es gerinccel, laposan érkezik. Az irattálca az asztalon fekve gyűjti a beérkező és a továbbítandó lapokat, egymásra rakva több szintet ad. Egyik sem tartja a lapok sorrendjét – ha ez számít, iratrendező kell (iratpapucs vagy iratrendező).
Mikor érdemes függőmappát használni?
A függőmappa akkor jó, ha sok, azonos szerkezetű ügyet (ügyfeleket, munkatársakat, projekteket) kell egy fiókból másodpercek alatt elővenni: a mappák a tároló sínjein lógnak, a címke felül látszik. Feltétele a függőmappa-tároló szekrény, fiók vagy doboz – sín nélkül a függőmappa nem használható.
| Helyzet | Megoldás | Mire figyelj |
|---|---|---|
| Ügyfélhez, tárgyalásra viszed az iratot | PP gumis mappa | vastag köteghez szélesebb gerinc kell |
| Egy lapot védesz az iratrendezőben | lefűzhető genotherm, 50 mikron | egy tasakba egy vékony, összetartozó anyag |
| Néhány lapot adsz át gyorsan | L genotherm | két oldalán nyitott, kicsúszhat |
| Sorrendben tartott, lapozható kisebb köteg | gyorsfűző (lefűzős mappa) | lyukasztás kell |
| Katalógus, füzet, mappák a polcon | karton iratpapucs | a gerincet címkézd |
| Beérkező és kimenő lapok az asztalon | irattálca, egymásra rakva | szintenként egy jelentés |
| Sok ügy, gyors elérés fiókból | függőmappa + tároló | sín vagy tároló kell hozzá |
FogalomHány mikronos genothermet vegyek?A mikron a fólia vastagsága: 1 mikron a milliméter ezredrésze. Mindennapi lefűzéshez az 50 mikronos genotherm elég; gyakran kézbe vett, szállított…Döntési segítségMappa, gyorsfűző vagy genotherm: mibe tedd az iratot?Folyamatban lévő, gyakran elővett ügyhöz gumis mappa vagy genotherm; lefűzött, lapozható iratcsomaghoz gyorsfűző; vastag, lezárt ügyirathoz szalagos…Döntési segítségIratpapucs vagy iratrendező?Iratpapucs akkor jó, ha lyukasztás nélkül, gyorsan kell iratokat, katalógusokat, füzeteket vagy mappákat a polcon álló helyzetben tartani. Ha a…
Termékek ehhez a szakaszhozGenotherm, lefűzhető, A4, 50 mikron, víztiszta, VICTORIA OFFICEMegnézem →Gumis mappa, karton, A4, VICTORIA OFFICE, kékMegnézem →Gyorsfűző, karton, A4, VICTORIA OFFICE, fehérMegnézem →Iratpapucs, karton, 90 mm, VICTORIA OFFICE, MárványMegnézem →
Mappák →Lefűzhető genothermek →Gyorsfűzők és klippes mappák →Iratpapucsok →Irattálcák →Függőmappák és tárolók →
Lefűzés iratrendezőben: gerinc, anyag, tagolás
Az iratrendező a lezárt, de még elővett irat helye. Három döntés tartozik hozzá: milyen széles gerinc kell a lapszámhoz, milyen anyag a környezethez, és hogyan tagolod a tartalmat, hogy egy 500 lapos rendezőben is gyorsan megtaláld a keresett számlát. A rendező emelőkaros mechanikája a szabványos, 80 mm-es lyuktávolságú lyukasztáshoz (ISO 838) készül.
50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?
A 75 mm-es gerincbe kb. 500, az 50 mm-esbe kb. 350 lap 80 g/m²-es papír fér. Ha egy témához vagy egy évhez 300 lapnál több gyűlik, vagy genothermbe tett lapokat fűzöl, a 75 mm-est válaszd; vékony, gyakran kézbe vett anyaghoz az 50 mm-es kényelmesebb. Egy 30 cm-es polcszakaszra négy 75 mm-es vagy hat 50 mm-es rendező fér. Döntés 30 másodperc alatt: 50 vagy 75 mm-es iratrendező.
PP, karton vagy PP/karton iratrendező?
A jelölés a külső és a belső oldal anyagát adja meg. Irodai lefűzéshez a PP/karton (kívül letörölhető polipropilén, belül karton) a racionális választás; a teljesen PP/PP rendező nedves, poros, fertőtlenítendő vagy sokat szállított környezetbe való, a karton/karton ritkán elővett anyaghoz elég. Részletek és táblázat: PP vagy karton iratrendező.
Mi a tokos iratrendező?
A tokos iratrendező zárt kartontokban áll, amely védi a tartalmat a portól és a kieséstől. Ritkán elővett, de még nem archivált anyaghoz, illetve polcon álló, egységes megjelenésű irattárhoz jó; napi lapozáshoz a tok kivétele-visszatolása lassít.
Regiszter vagy elválasztólap?
A regiszter előre feliratozott lapkészlet (1–12, 1–31, A–Z), amely fix szakaszokra osztja a rendezőt: havi bontású számlákhoz az 1–12, partnerek szerinti rendhez az A–Z való. Az elválasztólap feliratozatlan, szabadon használható. Genothermes lefűzésnél a normál regiszter füle a tasakok mögé bújhat – ilyenkor szélesebb, A4+ méret kell (regiszter vagy elválasztólap).
Hogyan feliratozd a gerincet?
Minden gerincen ugyanaz a sorrend: iratfajta – időszak – sorszám. Cserélhető gerinccímkével vagy feliratozógéppel a felirat egyforma és évekig olvasható marad; a kézzel, filccel írt gerinc a harmadik átírás után olvashatatlan. Címkeméretek és eszközök: irattári címkézés.
Gyakori hibák
Részletes döntési segítség- Túltöltik a rendezőt, és a mechanika nem zár; a lapok kiszakadnak.
- Genothermes iratokhoz 50 mm-es rendezőt vesznek, ami félig telve betelik.
- Évekig iratrendezőben tartják a lezárt anyagot, és minden évben újabb polcsor telik meg.
Döntési segítség50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?A 75 mm-es iratrendező kb. 500, az 50 mm-es kb. 350 lap 80 g-os papírt fogad be. Ha egy témához vagy egy évhez több mint 300 lap gyűlik össze, vagy…Döntési segítségPP vagy karton iratrendező?Irodai lefűzéshez a PP külsejű, karton belsejű iratrendező a kedvező ár-érték: kívül tartós és letörölhető, belül olcsóbb karton. A teljesen PP…FogalomRegiszter vagy elválasztólap: mi a különbség?A regiszter előre feliratozott, sorrendbe rendezett lapkészlet (például 1–12, 1–31, A–Z), amely az iratrendezőt fix szakaszokra osztja. Az…
Termékek ehhez a szakaszhozIratrendező, 75 mm, A4, PP/karton, VICTORIA OFFICE, Basic, feketeMegnézem →Tokos iratrendező, 75 mm, A4, karton, VICTORIA OFFICE, NatúrMegnézem →Regiszter, műanyag, A4 Maxi, 1-12, ESSELTE, szürkeMegnézem →Cserecímke, iratrendezőhöz, kétoldalas, 28x153mm, DONAU, fehérMegnézem →
Irattár és archiválás: hová kerül a lezárt irat?
Archiváláskor a lezárt év iratai kikerülnek az iratrendezőből, és a sorrendet megtartva archiválódobozba kerülnek. Így a rendező újra használható, a doboz gerincén pedig ott a legfontosabb adat: mi van benne, melyik időszakból, és melyik évben semmisíthető meg.
Hogyan épül fel egy átlátható irattár?
Három szint elég: aktív (napi használat, íróasztal közelében, mappában), lezárt (az aktuális és az előző év, iratrendezőben, szemmagasságban) és archív (megőrzendő, dobozban, zárható helyiségben). A polcon balról jobbra haladjon az időrend, és hagyj polconként 10–15% helyet a következő év anyagának. A hat lépés: irattár kialakítása kisirodában.
Mekkora archiválódoboz kell?
A doboz méretét a gerinc szélessége adja. A becslés alapja, hogy 500 lap 80 g/m²-es papír kb. 5 cm vastag; a dobozt ne töltsd csordultig, különben a kiemelés és a visszahelyezés nehéz lesz.
| Gerinc | Kb. lap (80 g/m²) | Tipikus tartalom |
|---|---|---|
| 80 mm | 700–800 | egy 75 mm-es iratrendező tartalma mechanika nélkül |
| 100 mm | 900–1 000 | negyedéves bizonylatok, projektanyag |
| 120 mm | 1 100–1 200 | féléves anyag |
| 150–155 mm | 1 400–1 500 | kb. három iratrendezőnyi, éves anyag kisebb cégnél |
Doboz vagy konténer, archiválás lépésenként: mekkora archiválódobozt válassz.
Mennyi polc kell az archívumnak?
Számold ki előre, mert az archívum évről évre nő, amíg el nem éri a megőrzési időt. Példa: ha évente 10 iratrendezőnyi (kb. 5 000 lap) anyag keletkezik, az iratrendezőben 75 cm polcot foglal. Mechanika nélkül, 150–155 mm-es dobozokban ez négy doboz, kb. 62 cm – nagyjából 17%-kal kevesebb, és a tíz rendező a következő évre felszabadul. Nyolc év megőrzésnél az archívum állandósult mérete így kb. 32 doboz, azaz 5 folyóméter polc.
Hol tárold az archív iratokat?
Száraz, zárható helyiségben, a padlótól megemelve és közvetlen napfénytől védve. A karton archiválódoboz beltéri polcon évekig tartós; nedves pincébe vagy költözéshez fedeles archiválókonténer való. Személyes adatot tartalmazó archívumhoz a zárhatóság nem kényelmi kérdés, hanem a GDPR által elvárt szervezési intézkedés része.
Érdemes digitalizálni a papíriratokat?
A beszkennelt irat a keresést könnyíti, de a papíralapú számviteli bizonylat kiváltásához nem elég egy egyszerű szkennelés: az elektronikus megőrzésnek olyan eljárással kell történnie, amely kizárja az utólagos módosítást, és a bizonylat olvashatóságát a teljes megőrzési időn át biztosítja. Amíg ez nincs meg, az eredeti papírt kell megőrizni – a konkrét megoldást a könyvelőddel egyeztesd.
Részletes döntési segítségDöntési segítségMekkora archiválódobozt válassz?A 80 mm-es archiválódobozba kb. 700–800, a 100 mm-esbe kb. 900–1 000, a 120 mm-esbe kb. 1 100–1 200, a 155 mm-esbe kb. 1 400–1 500 lap 80 g-os papír…ÚtmutatóHogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?Válaszd szét az aktív, a lezárt és az archív iratokat; minden szinthez rendelj egy eszközt (mappa, iratrendező, archiválódoboz), egységes…
Termékek ehhez a szakaszhozArchiválódoboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Archiválódoboz, A4, 150 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Archiválókonténer, 325x460x270 mm, karton, VICTORIA OFFICE, natúrMegnézem →
Meddig kell megőrizni az iratokat?
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §-a szerint a beszámolót és a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat (például számlát, bankkivonatot, szerződést) legalább 8 évig, olvasható formában kell megőrizni. Az adózás rendjéről szóló törvény 78. § (3) bekezdése az adóügyi iratokat az adó megállapításához való jog elévüléséig írja elő; ez a 202. § szerint főszabályként a bevallási év utolsó napjától számított 5 év. Ahol a kettő átfed, a hosszabbat tartsd.
Mit írj az archiválódoboz gerincére?
Az iratfajtát, az időszakot és a legkorábbi megsemmisíthetőségi évet. A megőrzési időt a gyakorlatban az üzleti év lezárásától számítják; ha a dobozon ott az év, a selejtezéskor nem kell minden iratot újra átnézni, és senki nem tart meg „biztos, ami biztos” alapon mindent.
Hogyan zajlik az éves selejtezés?
- Vedd elő azokat a dobozokat, amelyeken a megsemmisíthetőség éve elérkezett.
- Ellenőrizd, nincs-e folyamatban ügy (per, adóellenőrzés), ami miatt tovább kell őrizni.
- Az adatot tartalmazó iratot megfelelő fokozatú iratmegsemmisítővel semmisítsd meg; nagy mennyiségnél szolgáltatót is hívhatsz.
- Készíts rövid feljegyzést: mit, mikor és hogyan semmisítettetek meg.
A részletes kérdéslista (adó, munkaügy, szerződés, személyes adat): meddig kell megőrizni a céges iratokat.
| Iratfajta | Megőrzési idő | Jogforrás |
|---|---|---|
| Beszámoló, főkönyvi kivonat, leltár, könyvviteli nyilvántartás | legalább 8 év | Sztv. 169. § (1) |
| A könyvelést alátámasztó bizonylat (számla, bankkivonat, szerződés) | legalább 8 év | Sztv. 169. § (2) |
| Adóügyi irat, bevallást alátámasztó nyilvántartás | az adómegállapítási jog elévüléséig, főszabályként 5 év | Art. 78. § (3), 202. § |
| Személyes adatot tartalmazó irat (pl. önéletrajz) | csak az adatkezelési cél eléréséig | GDPR 5. cikk (1) e) |
| Munkaügyi, bérügyi irat | iratfajtánként eltér, egyes adatoknál hosszú | egyeztesd a könyvelővel, bérszámfejtővel |
Iratmegsemmisítés és adatvédelem
A lejárt megőrzési idejű és a személyes adatot tartalmazó papírt nem a szelektív gyűjtőbe, hanem iratmegsemmisítőbe kell tenni. A gépválasztás két független kérdés: milyen biztonsági fokozat kell az adatokhoz (P-szám), és mekkora teljesítmény kell a mennyiséghez (lapkapacitás, kosár, üzemidő, automata adagolás).
Mit jelent a P-4 és a P-5 az iratmegsemmisítőn?
A P-fokozat a DIN 66399 szabvány – nemzetközi megfelelője az ISO/IEC 21964 – szerinti biztonsági szint: azt adja meg, mekkora lehet a legnagyobb keletkező darab. Minél nagyobb a szám, annál kisebb a darab és annál nehezebb az összeillesztés. A szabvány három védelmi osztályt is megkülönböztet; a személyes adatok jellemzően a 2. (magas) osztályba tartoznak, ehhez legalább P-4 ajánlott.
| Fokozat | Legnagyobb darab | Tipikus felhasználás |
|---|---|---|
| P-2 | ≤ 800 mm² vagy ≤ 6 mm-es csík | belső, nem érzékeny anyag |
| P-3 | ≤ 320 mm² vagy ≤ 2 mm-es csík | érzékeny belső anyag |
| P-4 | ≤ 160 mm² | személyes adat, számla, ügyféladat |
| P-5 | ≤ 30 mm² | bizalmas üzleti és különösen érzékeny személyes adat |
| P-6 / P-7 | ≤ 10 mm² / ≤ 5 mm² | szigorúan bizalmas, minősített anyag |
A P-4-es darab legfeljebb akkora, mint egy 4×40 mm-es papírcsík. Mind a hét fokozat és a védelmi osztályok: P-1–P-7 fokozatok.
Csík, konfetti vagy mikrokonfetti?
A vágásmód határozza meg, milyen fokozat érhető el. A csíkvágás hosszú szalagokat ad, ezek összeilleszthetők, ezért személyes adathoz nem elég. A konfettivágás rövid darabokra vág, az irodai gépek így érik el jellemzően a P-4-et. A mikrokonfetti P-5 vagy afölötti, de azonos méretű gépnél jellemzően kevesebb lapot vág egyszerre.
Milyen iratmegsemmisítőt vegyél otthonra és irodába?
A létszám jó kiindulópont, de a napi lapszám dönt. A három adat, amit az adatlapon nézz: lapkapacitás (70–80 g-os papírra megadva), kosárméret literben és a folyamatos üzemidő.
| Felhasználók | Tipikus lapkapacitás | Kinek |
|---|---|---|
| 1–3 fő | 6–12 lap | otthoni iroda, egyéni vállalkozó, heti néhány megsemmisítés |
| 3–6 fő | 10–24 lap | kisiroda, könyvelőiroda, rendelő napi megsemmisítéssel |
| 6–12 fő | nagyobb kapacitás, nagy kosár | közepes iroda közös géppel |
| 12 fő fölött | hosszú üzemidő, akár automata adagolás | HR, pénzügy, intézmény |
Gépválasztás létszám szerint: milyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé; kategóriák: otthoni és 1–3 fős, 3–6 fős, 6–12 fős, 12 fő fölötti.
Mikor éri meg az automata adagolású gép?
Ha rendszeresen több tucat vagy száz lapos köteget semmisítesz meg. A köteg a zárható tálcára kerül, a gép lapot lap után húz be, miközben te mást csinálsz. Egy év végi selejtezés 5 000 lapja egy 10 lapos kézi gépen kb. 500 adagolás – egy 150 lapos automata gépen kb. 34 köteg. Ha csak évente egyszer van ekkora mennyiség, iratmegsemmisítő szolgáltató is jó megoldás (mikor éri meg az AutoFeed).
Mit vár el a GDPR a papíriratok megsemmisítésénél?
A GDPR konkrét eszközt vagy fokozatot nem nevez meg. Két elvárása érinti a papírt: a személyes adat csak a cél eléréséhez szükséges ideig tárolható (5. cikk (1) e) pont), és az adatkezelő köteles megfelelő technikai és szervezési intézkedéssel védeni (32. cikk). Papírnál ennek bevett módja a zárt gyűjtés, a legalább P-4 fokozatú megsemmisítés és a nagyobb selejtezés dokumentálása. Az ötlépéses rend: személyes adatot tartalmazó iratok megsemmisítése.
Gyakori hibák
Részletes döntési segítség- Csíkvágású otthoni géppel semmisítenek meg ügyféladatot.
- Csak a lapkapacitást nézik, a P-fokozatot nem – pedig a kettő független.
- 3–6 fős irodába 6 lapos otthoni gépet vesznek, ami a folyamatos túlterheléstől hamar tönkremegy.
FogalomMit jelentenek a P-1–P-7 fokozatok az iratmegsemmisítőn?A P-fokozat a DIN 66399 szabvány szerinti biztonsági szint: azt mutatja, mekkora darabokra vágja a gép a papírt. Minél nagyobb a szám, annál…Döntési segítségMilyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?Otthonra és 1–3 fős irodába 6–12 lapos, konfettivágású gép elég; 3–6 fős irodába 10–24 lapos, nagyobb kosarú; 6–12 fő felett nagy kosarú, hosszabb…Döntési segítségMikor éri meg az automata adagolású iratmegsemmisítő?Az automata adagolású gép akkor éri meg, ha rendszeresen több tucat vagy száz lapos köteget semmisítesz meg: a köteget beteszed, a fedelet lezárod…ÚtmutatóHogyan semmisítsd meg a személyes adatot tartalmazó iratokat?A személyes adatot tartalmazó iratokat legalább P-4 fokozatú, konfettivágású iratmegsemmisítővel semmisítsd meg, ne szelektív papírgyűjtőbe dobd. A…
Termékek ehhez a szakaszhozIratmegsemmisítő, konfetti, 6 lap, FELLOWES Powershred® P-30CMegnézem →Iratmegsemmisítő, konfetti, 10 lap, LEITZ IQ Protect 10XMegnézem →Iratmegsemmisítő, konfetti, 150 lap, LEITZ IQ AutoFeed Office 150 P4 ProMegnézem →Karbantartó olaj iratmegsemmisítőhöz, 120 ml, FELLOWES PowershredMegnézem →
Dokumentumvédelem és kötés: laminálás, spirálozás
Nem minden irat kerül lefűzésre: az étlapot, a munkautasítást, a névkártyát védeni kell, a pályázatot, az ajánlatot vagy a belső kézikönyvet össze kell fűzni. Mindkettőnél a fólia- vagy spirálméretet a géphez és a lapszámhoz kell illeszteni.
Mit jelent a laminálás, és mi a különbség a meleg és a hideg között?
A laminálás a lap átlátszó fóliával való bevonása a nedvesség, a szennyeződés és a gyűrődés ellen. Melegeljárásnál a fólia ragasztórétegét a laminálógép hője aktiválja. Hideg eljárásnál öntapadó fólia rögzül, hő nélkül – ez kell a hőre érzékeny anyaghoz (például hőpapír nyugtához), és gép nélkül, otthon is használható.
Hány mikronos laminálófólia kell?
A mikron egy fóliaoldal vastagsága. Irodai dokumentumhoz 75–80, étlaphoz és gyakran kézbe vett laphoz 100–125, merev kártyához 175–250 mikron. A gép fóliatartományán túl nem érdemes menni: a 80–125 mikronos gép a 175 mikronos fóliát nem melegíti át, az eredmény tejes marad (laminálófólia vastagság).
Milyen laminálógépet válassz?
Otthoni és alkalmi használatra egy A4-es, 80–125 mikronos személyi gép elég. Plakáthoz, A3-as anyaghoz vagy vastag kártyához A3-as, legalább 175 mikront bíró irodai gép kell; napi sok lamináláshoz professzionális gép (laminálógép-választás).
Spirál, hőkötés vagy iratrendező?
Ha később lapot tennél hozzá: műanyag spirál. Ha elegánsan, 360 fokban kihajthatóan adod át: fém spirál. Ha könyvszerű gerinc a cél: hőkötés. Folyamatosan bővülő belső anyaghoz: iratrendező (spirálozás, hőkötés vagy iratrendező).
Részletes döntési segítségDöntési segítség75, 80, 100, 125 vagy 175 mikronos laminálófólia?Irodai dokumentumhoz, tájékoztatóhoz a 75–80 mikronos fólia elég; étlaphoz, árlistához, gyakran kézbe vett laphoz 100–125 mikron; merev…Döntési segítségMilyen laminálógépet vegyek?Otthoni és alkalmi irodai használatra egy A4-es, 80–125 mikronos személyi laminálógép elég. Ha plakátot, A3-as anyagot vagy vastag kártyát is…Döntési segítségSpirálozás, hőkötés vagy iratrendező?Ha a dokumentumba később lapokat tennél, műanyag spirál kell; ha elegánsan, 360 fokban kihajthatóan akarod átadni, fém spirál; ha könyvszerű…
Termékek ehhez a szakaszhozMeleglamináló fólia, 75 mikron, A4, fényes, VICTORIA OFFICEMegnézem →Hideglamináló fólia, 225x312 mm, DJOISMegnézem →Laminálógép, A4, 80-125 mikron, FELLOWES IonMegnézem →
Mintaprojekt: iratkezelési rend egy 6 fős irodában
A fenti szabályok egy konkrét, végigszámolt példán: 6 munkatárs, évente kb. 5 000 lap megőrzendő irat, naponta 20–40 lap személyes adatot tartalmazó selejt. Az eredmény: évi 10 darab 75 mm-es iratrendező, évi 4 darab 150–155 mm-es archiválódoboz, 8 év után kb. 5 folyóméter archívum, egy 10–24 lapos P-4 fokozatú iratmegsemmisítő a napi selejthez – és egy éves selejtezési nap, amikor az automata adagolás vagy a szolgáltató megtérül.
MintaprojektMintaprojekt: iratkezelési rend egy 6 fős irodábanÉvente kb. 5 000 lap megőrzendő irathoz 10 darab 75 mm-es iratrendező, archiváláskor évente 4 darab 150–155 mm-es archiválódoboz kell; 8 éves…EllenőrzőlistaMi kell egy könyvelőirodába?Egy könyvelőiroda alapja a nagy mennyiségű lefűzés és archiválás: 75 mm-es iratrendezők, genothermek, regiszterek és elválasztólapok…EllenőrzőlistaMi kell egy orvosi vagy fogorvosi rendelőbe az irodaszereken túl?Egy rendelőben három terület fontos: a recepció (toll, jegyzettömb, boríték, nyomtatópapír, irattartó), a higiénia (szappan, kézfertőtlenítő…EllenőrzőlistaÚj iroda felszerelése: ellenőrzőlistaEgy új iroda indulásához öt terület kell egyszerre: munkahelyek (szék, lámpa, írószer), iratkezelés (iratrendező, iratmegsemmisítő), közös terek…
Fogalomtár: az iratkezelés kulcsfogalmai
A termékadatlapok és a jogszabályok szavai egy mondatban. Minden fogalomnak saját oldala van példával és azzal, mikor nem jó választás; a teljes lista a fogalomtárban.
- Genotherm
- Átlátszó, lefűzhető műanyag tasak egy-egy lap védelmére; köznyelvben irattartó bugyi.
- Iratrendező
- Emelőkaros lefűzőszerkezetű tartó lyukasztott A4-es lapokhoz; 50 mm-es gerinccel kb. 350, 75 mm-essel kb. 500 lap.
- Iratpapucs
- Nyitott tetejű, ferdén vágott álló irattartó doboz lyukasztás nélküli tároláshoz.
- Gyorsfűző
- Karton vagy műanyag borító lefűzőlemezzel, kisebb, sorrendben tartott iratcsomaghoz.
- Függőmappa
- Szekrény, fiók vagy doboz sínjein lógó mappa, felül címkével, gyors eléréshez.
- Archiválódoboz
- Karton doboz a lezárt, megőrzendő iratokhoz, 80–155 mm-es gerinccel.
- Konfettivágás, csíkvágás, mikrokonfetti
- Az iratmegsemmisítő vágásmódja: csík, konfetti vagy mikrokonfetti – ebből következik a P-fokozat.
- Laminálás
- Fóliabevonat a lap védelmére: melegeljárással géppel, hideg eljárással öntapadó fóliával.
- P-fokozat (DIN 66399)
- A megsemmisítés biztonsági szintje P-1-től P-7-ig; P-4 = legfeljebb 160 mm²-es darabok.
- Regiszter és elválasztólap
- Előre feliratozott (1–12, A–Z) vagy szabadon írható lapok az iratrendező tagolására.
- Laminálógép
- Fűtött hengeres gép, amely a laminálófóliát a lapra olvasztja; a maximális szélesség és fóliavastagság a fő adata.
Termékkategóriák szakaszonként
Gyakori kérdések
- Mi az irattartó bugyi másik neve?
- Genotherm, más néven lefűzhető tasak vagy lefűzős tasak: átlátszó műanyag tasak, amelybe a lapot lyukasztás nélkül teszed, és a perforációjával lefűzhető az iratrendezőbe.
- Hány lap fér egy 75 mm-es iratrendezőbe?
- 80 g/m²-es papírból kb. 500 lap, az 50 mm-esbe kb. 350. Genothermbe tett vagy vastagabb lapokból kevesebb.
- Meddig kell megőrizni a számlákat?
- A számviteli törvény szerint a könyvelést alátámasztó bizonylatokat, így a számlákat is legalább 8 évig, olvasható formában. Az adóügyi iratoknál az adómegállapítási jog elévülése, főszabályként 5 év az irányadó – átfedésnél a hosszabbat tartsd.
- Milyen iratmegsemmisítő kell otthoni használatra?
- Otthonra és 1–3 fős irodába egy 6–12 lapos, konfettivágású, P-4 fokozatú gép elég. Csíkvágású gépet személyes adathoz ne válassz, mert a csíkok összeilleszthetők.
- Kötelező a P-4 fokozat a GDPR miatt?
- Nem, a GDPR konkrét fokozatot nem ír elő, hanem megfelelő technikai és szervezési védelmet vár el. Személyes adatot tartalmazó papírnál a P-4 a széles körben bevett kiindulópont, különösen érzékeny adatnál P-5.
- Mire jó a hideglamináló fólia?
- Hőre érzékeny anyag (például hőpapír nyugta) és gép nélküli, alkalmi laminálás védelmére: az öntapadó fólia hő nélkül rögzül, így a lap nem feketedik be, és laminálógép sem kell hozzá.
Források
- 2000. évi C. törvény a számvitelről, 169. § (iratmegőrzés)
- 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről, 78. § (3) és 202. §
- Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR), 5. cikk (1) e) és 32. cikk
- ISO/IEC 21964-1:2018 – Adathordozók megsemmisítése, alapelvek és fogalmak (a DIN 66399 nemzetközi megfelelője)
- ISO 838:1974 – Lefűzési lyukak papíron (80 mm lyuktávolság)
További témakörök a Tudástárban
Teljes útmutatóCéges irodaszer-beszerzésAlaplista, havi fogyás, utánrendelési pont, másolópapír, füzet, nyomtatvány, hőpapír, tűzőkapocs és elem – teljes útmutató, GYIK és mintaprojekt.Teljes útmutatóMágneses tábla és prezentációMágneses tábla (fehértábla), parafatábla, flipchart, táblamarker, mágnes, felszerelés és vetítővászon – teljes útmutató, GYIK és mintaprojekt.Teljes útmutatóMosdóhigiénia és takarításTork rendszerkódok, kéztörlő, toalettpapír, szappan, tisztító- és fertőtlenítőszer, szemeteszsák és kulcsszekrény – teljes útmutató, GYIK és mintaprojekt.Teljes útmutatóÍrószerek: toll, marker, ceruzaGolyóstoll, zselés toll, roller, tollbetét, szövegkiemelő, tűfilc, marker, HB ceruza és hibajavító – teljes útmutató, GYIK és mintaprojekt.Teljes útmutatóCsomagolás, boríték, címkézésBorítékméret, légpárnás tasak, futártasak, költöztető doboz, szalag, etikett, feliratozógép és tárolódoboz – teljes útmutató, GYIK és mintaprojekt.Teljes útmutatóErgonomikus munkahelyIrodai szék, forgószék, monitor magassága, laptopállvány, ülő-álló és L alakú asztal, lábtámasz és világítás – teljes útmutató, GYIK és mintaprojekt.
Szerkesztette: Szűcs Márton, OfficeMarket · Frissítve: 2026-09-15 · Nem jogi tanács: a saját iratkezelési szabályzatodat könyvelővel vagy jogi szakemberrel egyeztesd. Vissza az OfficeMarket Tudástár nyitóoldalára.
