Iratkezelés és irattartók · Útmutató
Mennyi ideig kell megőrizni a számlákat, bizonylatokat és egyéb céges iratokat, mielőtt megsemmisíthetők?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Megőrzés
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
A számviteli bizonylatokat legalább 8 évig kell olvasható, visszakereshető formában megőrizni, az adózáshoz szükséges iratokat pedig az adó megállapításához való jog elévüléséig – ez jellemzően 5 év. A 2024. december 31-éig keletkezett, nyugdíj szempontjából fontos munkaügyi iratokat a dolgozó öregségi nyugdíjkorhatárának betöltése után még öt évig, az ügyvéd által ellenjegyzett okiratot pedig az ellenjegyzéstől számított tíz évig. Ha egy iratra több szabály is vonatkozik, a leghosszabb idő a mérvadó. Az alábbi táblázat iratfajtánként adja meg a határidőt, a kezdőnapot és a jogszabályhelyet.
A megőrzési idők kiindulópontot adnak, nem jogi tanácsot. A kötelezettség iratfajtánként és a cég működésétől függően eltér, ezért a saját iratkezelési szabályzatodat a könyvelőddel vagy jogi szakemberrel érdemes összeállítani.
Ha nem tudod eldönteni
Ha bizonytalan vagy, egy iratot inkább tarts meg a hosszabb határidőig: a számviteli bizonylatoknál ez legalább 8 év. Az archiválódobozra írd rá a megsemmisíthetőség évét, így a selejtezésnél nem kell minden iratot újra átnézni.
A legfontosabb szabály: 8 év a számviteli bizonylatoknál
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján az üzleti évről készített beszámolót, valamint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat (például számlák, szerződések, bankkivonatok, ha a könyvelés alapjául szolgálnak) legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni.
A törvény a 8 évet „legalább” időtartamként adja meg, és kezdőnapot nem nevez meg: a Sztv. 169. §-ának egyik bekezdése sem határoz meg kezdő időpontot. Hogy a gyakorlatban melyik naptól számoljátok, a könyvelővel tisztázzátok – ez nem jogszabályi kérdés, hanem számítási gyakorlat.
Bármelyik számítást használjátok, az archiválódoboz gerincére a megsemmisíthető legkorábbi évet írjátok fel: a selejtezésnél így nem kell minden dobozt kinyitni.
Meddig kell megőrizni? – iratfajtánként
| Irat | Meddig? | Mettől? | Jogszabály |
|---|---|---|---|
| Beszámoló, üzleti jelentés, leltár, értékelés, főkönyvi kivonat, naplófőkönyv | legalább 8 év, olvasható formában | a törvény nem nevez meg kezdőnapot | Sztv. 169. § (1) |
| A könyvelést közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylat (a főkönyvi számlákkal és az analitikával együtt) | legalább 8 év, olvasható formában és a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon | a törvény nem nevez meg kezdőnapot | Sztv. 169. § (2) |
| Szigorú számadású bizonylat rontott példánya | mint a számviteli bizonylat | – | Sztv. 169. § (3) |
| Az adó megállapításához szükséges irat | az adó megállapításához való jog elévüléséig | – | Art. 78. § (3) |
| … halasztott adó esetén | 5 év | a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától | Art. 78. § (3) |
| … az elévülés maga | 5 év | annak a naptári évnek az utolsó napjától, amelyben a bevallást, adatbejelentést, bejelentést meg kellett volna tenni | Art. 202. § (1) |
| A munkáltató (kifizető) által megállapított adó és adóelőleg alapjául szolgáló bizonylatok (a bérszámfejtés adóoldala) | ugyaneddig | lásd az előző sort | Art. 78. § (4) |
| A szolgálati időről vagy a nyugellátásnál figyelembe vett keresetről adatot tartalmazó munkaügyi iratok, adatok, foglalkoztatási igazolások, 2024. december 31-éig keletkezettek | a dolgozó öregségi nyugdíjkorhatárának betöltése után még 5 évig | a nyugdíjkorhatár betöltésétől | Tny. 99/A. § (1) |
| Munkajogi igény (nem megőrzési szabály, csak a mérlegeléshez) | elévül 3 év alatt | – | Mt. 286. § (1) |
| Az ügyvéd által ellenjegyzett okirat és az ügy más iratai | 10 év (hosszabb, ha jogszabály vagy a felek megállapodása így szól) | az ellenjegyzéstől | Üttv. 53. § (5) |
| Az ügyvédi ügynyilvántartás adatai | 5 év; okirat ellenjegyzésénél 10 év; ingatlanra vonatkozó jog bejegyzésénél 10 év | a megbízás megszűnésétől; az ellenjegyzéstől; a jog bejegyzésétől | Üttv. 53. § (3) |
| Az ügyvéd által elektronikus formába alakított okirat (az elektronikus példány) | 10 év (hosszabb, ha a felek így egyeztek meg) | a másolatkészítéstől | Üttv. 46. § (5) |
| Az ügyvéd által ellenjegyzett, elektronikus formába alakított papíralapú okirat (a papír eredeti) | 5 év (hosszabb, ha a felek így egyeztek meg) | az átalakítástól | Üttv. 46. § (6) |
| Fordított irány: az elektronikus okiratból készült papíralapú példány | 10 év (hosszabb, ha a felek így egyeztek meg) | a másolatkészítéstől | Üttv. 46/A. § (9) |
| Fordított irány: az ellenjegyzett, papíralapú formába alakított elektronikus okirat (az elektronikus eredeti) | 5 év (hosszabb, ha a felek így egyeztek meg) | az átalakítástól | Üttv. 46/A. § (10) |
| Kettős adóztatási egyezmény alá tartozó jövedelmet vagy vagyont terhelő adókötelezettséghez kapcsolódó irat | 10 év | annak a naptári évnek az utolsó napjától, amelyben a bevallást, adatbejelentést, bejelentést meg kellett volna tenni, illetve ezek hiányában az adót meg kellett volna fizetni | Art. 78. § (6a) |
Rövidítések: Sztv. 2000. évi C. törvény a számvitelről · Art. 2017. évi CL. törvény az adózás rendjéről · Tny. 1997. évi LXXXI. törvény a társadalombiztosítási nyugellátásról · Mt. 2012. évi I. törvény a munka törvénykönyvéről · Üttv. 2017. évi LXXVIII. törvény az ügyvédi tevékenységről.
Amit mindenképp egyeztess szakemberrel
Az alábbi táblázat a legfontosabb határidőket megadja, de nem minden kérdésre tud válaszolni helyetted. Ezek azok, amelyek a saját ügyeiden fordulnak meg – ezeket vidd a könyvelőhöz vagy a jogászhoz:
| Iratfajta | Kérdés, amit tegyél fel |
|---|---|
| Adóügyi iratok | Meddig tart az adó megállapításához való jog elévülése az adott iratnál? |
| Munkaügyi és bérszámfejtési iratok | Mely iratokat kell a munkaviszony megszűnése után is hosszan megőrizni? |
| Szerződések | A szerződés lejárta után meddig érvényesíthetők belőle igények? |
| Személyes adatot tartalmazó iratok | Mi az adatkezelés célja, és meddig indokolt a tárolás az adatkezelési tájékoztató szerint? |
Selejtezés a gyakorlatban
Az alábbiak bevált irodai szokások, nem jogszabályi előírások. A saját kötelezettségeidet – például hogy kell-e nálatok iratkezelési szabályzat, és meddig tárolhatók a személyes adatok – a könyvelővel vagy a jogásszal tisztázd.
- Évente egyszer vedd elő azokat a dobozokat, amelyeken a megsemmisíthetőség éve elérkezett.
- Ellenőrizd, nincs-e folyamatban ügy (per, adóellenőrzés), ami miatt tovább kell őrizni.
- A személyes vagy üzleti adatot tartalmazó iratokat megfelelő biztonsági fokozatú iratmegsemmisítővel semmisítsd meg; nagy mennyiségnél iratmegsemmisítő szolgáltatót is igénybe vehetsz.
- Készíts rövid feljegyzést arról, mit, mikor és hogyan semmisítettetek meg.
Hogyan tartsd nyilván a megőrzési időt?
A megőrzési idő akkor kezelhető, ha a dobozon is rajta van, nem csak egy táblázatban. Négy adat elég, mindig ugyanabban a sorrendben: az iratfajta, az időszak, a megsemmisítés legkorábbi éve és a doboz sorszáma. Így a polcon látszik, melyik évjárat kerülhet selejtezésre, és nem kell újra átnézni a tartalmat.
Érdemes egy egyszerű selejtezési naplót is vezetni: mikor, mit, milyen módon semmisítettetek meg. Ez a személyes adatok megsemmisítésénél külön is hasznos.
Elektronikus megőrzés: mire figyelj?
- Olvashatóság: a megőrzés lényege, hogy az irat a megőrzési idő végéig olvasható maradjon – a formátumot és a hordozót ehhez kell választani.
- Visszakereshetőség: egy mappányi szkennelt kép önmagában kevés; kell hozzá egy egyszerű névkonvenció.
- Mentés: egyetlen példány nem megőrzés – a mentésről és annak helyéről is dönteni kell.
- Egyeztetés: hogy egy adott iratfajtánál elfogadható-e a digitális forma, azt könyvelővel vagy jogi szakemberrel érdemes tisztázni.
Gyakori tévedések
- Minden iratot „biztos, ami biztos” alapon örökre megőriznek – ez helyet foglal, és személyes adatoknál adatvédelmi kockázat is.
- A megőrzési idő lejárta előtt kidobják a bizonylatokat.
- Szelektív papírgyűjtőbe teszik az iratokat megsemmisítés helyett.
Kapcsolódó termékek
Archiválódoboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Archiválódoboz, A4, 150 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Iratmegsemmisítő, konfetti, 6 lap, FELLOWES Powershred® P-30CMegnézem →Iratrendező, 75 mm, A4, PP/karton, VICTORIA OFFICE, Basic, feketeMegnézem →
Gyakori kérdések
- Mettől kell számolni a megőrzési időt?
- Iratfajtánként más. Adózási iratoknál az elévülés annak a naptári évnek az utolsó napjától indul, amelyben a bevallást be kellett volna nyújtani, és öt év múlva jár le (Art. 202. § (1)): a 2025-ös adóév bevallását 2026-ban kell benyújtani, ezért az elévülés 2031. december 31-én jár le. A számviteli 8 évhez a törvény kezdőnapot nem ad meg. Ügyvédi iratoknál a törvény megnevezi: az ellenjegyzés, a másolatkészítés vagy az átalakítás napja.
- Mi van, ha ugyanarra az iratra több szabály is vonatkozik?
- A leghosszabb idő a mérvadó, mert a rövidebb határidő lejárta nem szünteti meg a másik törvényből fakadó kötelezettséget. Egy bérszámfejtési iratra például egyszerre vonatkozhat az Art. elévülési ideje (78. § (4)), a számviteli 8 év (Sztv. 169. § (2)) és – ha 2024. december 31-éig keletkezett és a szolgálati időről szól – a Tny. 99/A. § (1).
- Van olyan irat, amit 8 évnél is tovább kell őrizni?
- Igen. A kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények hatálya alá tartozó jövedelmet vagy vagyont terhelő adókötelezettséghez kapcsolódó iratokat tíz évig kell megőrizni (Art. 78. § (6a)). Ha külföldi jövedelem is érintett, ezt külön nézd meg.
- A digitalizált okirat papír eredetijét kidobhatjuk?
- Ügyvédi okiratnál nem azonnal: az elektronikus példányt a másolatkészítéstől számított tíz évig, az ellenjegyzett papír eredetit az átalakítástól számított öt évig kell megőrizni (Üttv. 46. § (5)–(6)). Más iratfajtáknál a feltételeket a könyvelővel egyeztesd.
- Elég a számlák digitális másolata?
- Bizonyos feltételek mellett elektronikus formában is megőrizhetők a bizonylatok, de ennek szigorú követelményei vannak. Ezt a könyvelőddel egyeztesd.
- Mit kezdjek a lejárt iratokkal?
- Az adatot tartalmazó iratokat iratmegsemmisítővel semmisítsd meg, az adatot nem tartalmazó papírt pedig szelektíven gyűjtheted.
- Mennyi ideig őrizzük meg az álláspályázatok anyagát?
- Személyes adatokról van szó, ezért csak addig, amíg az adatkezelés célja indokolja; a pontos időt az adatkezelési tájékoztatód rögzíti.
- Mit írjunk az archiválódoboz oldalára?
- Iratfajta, időszak, a megsemmisítés legkorábbi éve és a doboz sorszáma – ebben a sorrendben, minden dobozon ugyanúgy.
- Kell selejtezési napló?
- Jogszabály nem minden esetben írja elő, de a gyakorlatban ez igazolja, mikor és mi semmisült meg – érdemes vezetni.
Fogalmak ebben a cikkben
Jogszabályhelyek, amelyekre ez az útmutató épül
A megőrzési időket a következő hatályos jogszabályhelyekből vettük, szakasz és bekezdés szerint:
- Sztv. – a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. § (1)–(3)
- Art. – az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 78. § (3), (4), (6a) és 202. § (1)
- Tny. – a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 99/A. § (1)
- Mt. – a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény 286. § (1)
- Üttv. – az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény 46. § (5), (6); 46/A. § (9)–(10); 53. § (3), (5)
A jogszabályhelyek állapota: 2026. október 28. (hatályos szöveg).
Témakör: Megőrzés · Gyakori kérdések · Mintaprojekt · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
GOOGLELegyen az OfficeMarket a kedvenc forrásod!
Így könnyebben megtalálod a friss irodaszeres, iskolaszeres és céges beszerzési útmutatóinkat.
Beállítom a Google-ben
A Google oldalán pipáld be az officemarket.hu-t.
