Iratkezelés és irattartók · Útmutató
Mennyi ideig kell megőrizni a számlákat, bizonylatokat és egyéb céges iratokat, mielőtt megsemmisíthetők?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Megőrzés
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
A számviteli törvény szerint a beszámolót és a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában meg kell őrizni. Más iratfajtákra (adó, munkaügy, szerződések, személyes adatok) eltérő szabályok vonatkoznak – ezeket a könyvelőddel egyeztesd.
A megőrzési idők kiindulópontot adnak, nem jogi tanácsot. A kötelezettség iratfajtánként és a cég működésétől függően eltér, ezért a saját iratkezelési szabályzatodat a könyvelőddel vagy jogi szakemberrel érdemes összeállítani.
Ha nem tudod eldönteni
Ha bizonytalan vagy, egy iratot inkább tarts meg a hosszabb határidőig: a számviteli bizonylatoknál ez legalább 8 év. Az archiválódobozra írd rá a megsemmisíthetőség évét, így a selejtezésnél nem kell minden iratot újra átnézni.
A legfontosabb szabály: 8 év a számviteli bizonylatoknál
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján az üzleti évről készített beszámolót, valamint a könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat (például számlák, szerződések, bankkivonatok, ha a könyvelés alapjául szolgálnak) legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni.
A 8 évet a gyakorlatban az adott üzleti év lezárásától érdemes számolni, ezért az archiválódoboz gerincére a megsemmisíthető legkorábbi évet írd fel.
Amit mindenképp egyeztess szakemberrel
| Iratfajta | Kérdés, amit tegyél fel |
|---|---|
| Adóügyi iratok | Meddig tart az adó megállapításához való jog elévülése az adott iratnál? |
| Munkaügyi és bérszámfejtési iratok | Mely iratokat kell a munkaviszony megszűnése után is hosszan megőrizni? |
| Szerződések | A szerződés lejárta után meddig érvényesíthetők belőle igények? |
| Személyes adatot tartalmazó iratok | Mi az adatkezelés célja, és meddig indokolt a tárolás az adatkezelési tájékoztató szerint? |
Selejtezés a gyakorlatban
- Évente egyszer vedd elő azokat a dobozokat, amelyeken a megsemmisíthetőség éve elérkezett.
- Ellenőrizd, nincs-e folyamatban ügy (per, adóellenőrzés), ami miatt tovább kell őrizni.
- A személyes vagy üzleti adatot tartalmazó iratokat megfelelő biztonsági fokozatú iratmegsemmisítővel semmisítsd meg; nagy mennyiségnél iratmegsemmisítő szolgáltatót is igénybe vehetsz.
- Készíts rövid feljegyzést arról, mit, mikor és hogyan semmisítettetek meg.
Gyakori tévedések
- Minden iratot „biztos, ami biztos” alapon örökre megőriznek – ez helyet foglal, és személyes adatoknál adatvédelmi kockázat is.
- A megőrzési idő lejárta előtt kidobják a bizonylatokat.
- Szelektív papírgyűjtőbe teszik az iratokat megsemmisítés helyett.
Kapcsolódó termékek
Archiválódoboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Archiválódoboz, A4, 150 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Iratmegsemmisítő, konfetti, 6 lap, FELLOWES Powershred® P-30CMegnézem →Iratrendező, 75 mm, A4, PP/karton, VICTORIA OFFICE, Basic, feketeMegnézem →
Gyakori kérdések
- Elég a számlák digitális másolata?
- Bizonyos feltételek mellett elektronikus formában is megőrizhetők a bizonylatok, de ennek szigorú követelményei vannak. Ezt a könyvelőddel egyeztesd.
- Mit kezdjek a lejárt iratokkal?
- Az adatot tartalmazó iratokat iratmegsemmisítővel semmisítsd meg, az adatot nem tartalmazó papírt pedig szelektíven gyűjtheted.
- Mennyi ideig őrizzük meg az álláspályázatok anyagát?
- Személyes adatokról van szó, ezért csak addig, amíg az adatkezelés célja indokolja; a pontos időt az adatkezelési tájékoztatód rögzíti.
Tovább a témában
Teljes útmutató · MegőrzésIratkezelés és irattartók: teljes útmutatóA számvitelről szóló 2000.Gyakori kérdésekIratmegőrzési időkRövid válaszok a szakasz kérdéseire, a részletes cikkekre mutató linkkel.MintaprojektMintaprojekt: iratkezelési rend egy 6 fős irodábanÉvente kb. 5 000 lap megőrzendő irathoz 10 darab 75 mm-es iratrendező, archiváláskor évente 4 darab 150–155 mm-es archiválódoboz kell; 8 éves…
Kapcsolódó cikkek
Döntési segítségMekkora archiválódobozt válassz?A 80 mm-es archiválódobozba kb. 700–800, a 100 mm-esbe kb. 900–1 000, a 120 mm-esbe kb. 1 100–1 200, a 155 mm-esbe kb. 1 400–1 500 lap 80 g-os papír…ÚtmutatóHogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?Válaszd szét az aktív, a lezárt és az archív iratokat; minden szinthez rendelj egy eszközt (mappa, iratrendező, archiválódoboz), egységes…FogalomMit jelentenek a P-1–P-7 fokozatok az iratmegsemmisítőn?A P-fokozat a DIN 66399 szabvány szerinti biztonsági szint: azt mutatja, mekkora darabokra vágja a gép a papírt. Minél nagyobb a szám, annál…ÚtmutatóHogyan semmisítsd meg a személyes adatot tartalmazó iratokat?A személyes adatot tartalmazó iratokat legalább P-4 fokozatú, konfettivágású iratmegsemmisítővel semmisítsd meg, ne szelektív papírgyűjtőbe dobd. A…EllenőrzőlistaMi kell egy könyvelőirodába?Egy könyvelőiroda alapja a nagy mennyiségű lefűzés és archiválás: 75 mm-es iratrendezők, genothermek, regiszterek és elválasztólapok…ÚtmutatóMelyik nyomtatvány mire kell?A CMR a nemzetközi közúti áruszállítás fuvarlevele, a szállítólevél az átadott áru kísérőokmánya, a menetlevél a gépjárműhasználat nyilvántartása, a…Döntési segítségMilyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?Otthonra és 1–3 fős irodába 6–12 lapos, konfettivágású gép elég; 3–6 fős irodába 10–24 lapos, nagyobb kosarú; 6–12 fő felett nagy kosarú, hosszabb…
Fogalmak ebben a cikkben
Témakör: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
