Iratkezelés és irattartók · Fogalom
Mit jelent a P-4 vagy P-5 jelölés az iratmegsemmisítőn, és melyik fokozat kell?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Megsemmisítés
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
A P-fokozat a DIN 66399 szabvány szerinti biztonsági szint: azt mutatja, mekkora darabokra vágja a gép a papírt. Minél nagyobb a szám, annál kisebbek a darabok – a P-4 (legfeljebb 160 mm²-es részecskék) a személyes adatokat tartalmazó irodai iratok bevett fokozata, a P-5 és P-6 érzékeny adatokhoz való.
A DIN 66399 német szabvány hét biztonsági fokozatba sorolja a papíralapú adathordozók megsemmisítését. A fokozatot a keletkező darabok legnagyobb megengedett területe határozza meg – ezt a gépek adatlapján P-1-től P-7-ig jelölik.
Ha nem tudod eldönteni
Kisirodába a konfettivágású, P-4 fokozatú gép a jó kiindulópont: a legtöbb irodai iratnál elegendő biztonságot ad, és azonos lapkapacitás mellett jellemzően kedvezőbb áron érhető el, mint a mikrokonfettis gép. Egészségügyi vagy különösen érzékeny adatnál P-5 kell.
A hét fokozat
| Fokozat | Részecskeméret | Tipikus felhasználás |
|---|---|---|
| P-1 | ≤ 2 000 mm² (vagy legfeljebb 12 mm széles csík) | Általános, nem bizalmas anyag |
| P-2 | ≤ 800 mm² (vagy legfeljebb 6 mm széles csík) | Belső, nem érzékeny anyag |
| P-3 | ≤ 320 mm² (vagy legfeljebb 2 mm széles csík) | Érzékeny, belső anyag |
| P-4 | ≤ 160 mm² | Személyes adatot tartalmazó irodai iratok, számlák, ügyféladatok |
| P-5 | ≤ 30 mm² | Bizalmas üzleti és különösen érzékeny személyes adatok |
| P-6 | ≤ 10 mm² | Szigorúan bizalmas anyag |
| P-7 | ≤ 5 mm² | Minősített, legmagasabb biztonsági igény |
Csík, konfetti, mikrokonfetti
A vágásmódot a gépek nevében is feltüntetik. A csíkvágás hosszú szalagokat készít, ezért jellemzően az alsó fokozatokba esik. A konfettivágás rövid darabokra vág – az irodai gépek nagy része így éri el a P-4-et. A mikrokonfetti nagyon apró részecskéket ad, ez jellemzően P-5 vagy afölötti.
A mai irodai iratmegsemmisítők többsége konfettivágású, jelentős részük mikrokonfettis, csíkvágású gép pedig már kevés készül.
Védelmi osztály és fokozat
A szabvány három védelmi osztályt is megkülönböztet: normál (1), magas (2) és nagyon magas (3) védelmi igény. Személyes adatokhoz jellemzően a 2-es osztály és ahhoz legalább P-4 fokozat ajánlott; nagyon magas védelmi igénynél P-5 vagy afölött. A saját szervezeted előírását az adatkezelési vagy információbiztonsági szabályzat rögzíti.
Gyakori tévedések
- Csíkvágású géppel semmisítenek meg személyes adatokat – a csíkok összeilleszthetők.
- Csak a lapkapacitást nézik, a biztonsági fokozatot nem.
- Mikrokonfettis gépet vesznek nagy mennyiségű, nem bizalmas papírhoz, pedig ott egy nagyobb lapkapacitású konfettivágású gép gyorsabban végez.
Kapcsolódó termékek
Iratmegsemmisítő, konfetti, 6 lap, FELLOWES Powershred® P-30CMegnézem →Iratmegsemmisítő, mikrokonfetti, 10 lap, LEITZ IQ Office P5Megnézem →Iratmegsemmisítő, csík, 5 lap, FELLOWES Powershred P-25SMegnézem →
Iratmegsemmisítők →Bizalmas iratok védelme →Iratmegsemmisítők 3–6 főre →Blog: iratmegsemmisítő az adatvédelemben
Gyakori kérdések
- Kötelező a P-4 fokozat a GDPR miatt?
- A GDPR konkrét fokozatot nem ír elő, hanem megfelelő technikai védelmet vár el. A P-4 a személyes adatokhoz széles körben bevett kiindulópont.
- Mit jelent a „minikonfetti”?
- A konfetti és a mikrokonfetti közötti darabméretet jelölő gyártói elnevezés; a pontos fokozatot a gép adatlapján lévő P-szám mutatja.
- Lehet a P-szám a gép nevében?
- Igen, több gyártó a típusnévbe is beleírja, például „P4” vagy „P5”.
Tovább a témában
Teljes útmutató · MegsemmisítésIratkezelés és irattartók: teljes útmutatóA lejárt megőrzési idejű és a személyes adatot tartalmazó papírt nem a szelektív gyűjtőbe, hanem iratmegsemmisítőbe kell tenni.Gyakori kérdésekIratmegsemmisítés és adatvédelemRövid válaszok a szakasz kérdéseire, a részletes cikkekre mutató linkkel.MintaprojektMintaprojekt: iratkezelési rend egy 6 fős irodábanÉvente kb. 5 000 lap megőrzendő irathoz 10 darab 75 mm-es iratrendező, archiváláskor évente 4 darab 150–155 mm-es archiválódoboz kell; 8 éves…
Kapcsolódó cikkek
Döntési segítségMilyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?Otthonra és 1–3 fős irodába 6–12 lapos, konfettivágású gép elég; 3–6 fős irodába 10–24 lapos, nagyobb kosarú; 6–12 fő felett nagy kosarú, hosszabb…ÚtmutatóHogyan semmisítsd meg a személyes adatot tartalmazó iratokat?A személyes adatot tartalmazó iratokat legalább P-4 fokozatú, konfettivágású iratmegsemmisítővel semmisítsd meg, ne szelektív papírgyűjtőbe dobd. A…Döntési segítségMikor éri meg az automata adagolású iratmegsemmisítő?Az automata adagolású gép akkor éri meg, ha rendszeresen több tucat vagy száz lapos köteget semmisítesz meg: a köteget beteszed, a fedelet lezárod…ÚtmutatóMeddig kell megőrizni a céges iratokat?A számviteli törvény szerint a beszámolót és a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában meg…EllenőrzőlistaMi kell egy könyvelőirodába?Egy könyvelőiroda alapja a nagy mennyiségű lefűzés és archiválás: 75 mm-es iratrendezők, genothermek, regiszterek és elválasztólapok…EllenőrzőlistaMi kell egy orvosi vagy fogorvosi rendelőbe az irodaszereken túl?Egy rendelőben három terület fontos: a recepció (toll, jegyzettömb, boríték, nyomtatópapír, irattartó), a higiénia (szappan, kézfertőtlenítő…ÚtmutatóHogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?Válaszd szét az aktív, a lezárt és az archív iratokat; minden szinthez rendelj egy eszközt (mappa, iratrendező, archiválódoboz), egységes…
Fogalmak ebben a cikkben
Témakör: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
