Iratkezelés és irattartók · Fogalom
Mit jelent a P-4 vagy P-5 jelölés az iratmegsemmisítőn, és melyik fokozat kell?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Megsemmisítés
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
A P-fokozat a DIN 66399 szabvány szerinti biztonsági szint: azt mutatja, mekkora darabokra vágja a gép a papírt. Minél nagyobb a szám, annál kisebbek a darabok – a P-4 (legfeljebb 160 mm²-es részecskék) a személyes adatokat tartalmazó irodai iratok bevett fokozata, a P-5 és P-6 érzékeny adatokhoz való.
A DIN 66399 német szabvány hét biztonsági fokozatba sorolja a papíralapú adathordozók megsemmisítését. A fokozatot a keletkező darabok legnagyobb megengedett területe határozza meg – ezt a gépek adatlapján P-1-től P-7-ig jelölik.
Ha nem tudod eldönteni
Kisirodába a konfettivágású, P-4 fokozatú gép a jó kiindulópont: a legtöbb irodai iratnál elegendő biztonságot ad, és azonos lapkapacitás mellett jellemzően kedvezőbb áron érhető el, mint a mikrokonfettis gép. Egészségügyi vagy különösen érzékeny adatnál P-5 kell.
A hét fokozat
| Fokozat | Részecskeméret | Tipikus felhasználás |
|---|---|---|
| P-1 | ≤ 2 000 mm² (vagy legfeljebb 12 mm széles csík) | Általános, nem bizalmas anyag |
| P-2 | ≤ 800 mm² (vagy legfeljebb 6 mm széles csík) | Belső, nem érzékeny anyag |
| P-3 | ≤ 320 mm² (vagy legfeljebb 2 mm széles csík) | Érzékeny, belső anyag |
| P-4 | ≤ 160 mm² | Személyes adatot tartalmazó irodai iratok, számlák, ügyféladatok |
| P-5 | ≤ 30 mm² | Bizalmas üzleti és különösen érzékeny személyes adatok |
| P-6 | ≤ 10 mm² | Szigorúan bizalmas anyag |
| P-7 | ≤ 5 mm² | Minősített, legmagasabb biztonsági igény |
Csík, konfetti, mikrokonfetti
A vágásmódot a gépek nevében is feltüntetik. A csíkvágás hosszú szalagokat készít, ezért jellemzően az alsó fokozatokba esik. A konfettivágás rövid darabokra vág – az irodai gépek nagy része így éri el a P-4-et. A mikrokonfetti nagyon apró részecskéket ad, ez jellemzően P-5 vagy afölötti.
A mai irodai iratmegsemmisítők többsége konfettivágású, jelentős részük mikrokonfettis, csíkvágású gép pedig már kevés készül.
Védelmi osztály és fokozat
A szabvány három védelmi osztályt is megkülönböztet: normál (1), magas (2) és nagyon magas (3) védelmi igény. Személyes adatokhoz jellemzően a 2-es osztály és ahhoz legalább P-4 fokozat ajánlott; nagyon magas védelmi igénynél P-5 vagy afölött. A saját szervezeted előírását az adatkezelési vagy információbiztonsági szabályzat rögzíti.
Nemcsak papír: a szabvány többi betűje
A DIN 66399 nem csak a papírra vonatkozik. A betű az adathordozó fajtáját jelöli, a szám pedig a biztonsági szintet – ezért lát az ember P-4-et az iratmegsemmisítőn, de O vagy H jelölést egy adathordozó-daráló adatlapján.
| Jelölés | Mire vonatkozik | Példa |
|---|---|---|
| P | Papír alapú, eredeti méretű információhordozó | Nyomtatott irat, bizonylat |
| F | Kicsinyített formátum | Mikrofilm, fólia |
| O | Optikai adathordozó | CD, DVD, Blu-ray |
| T | Mágneses adathordozó | Mágnesszalag, floppy, kártya mágnescsíkja |
| H | Merevlemez | HDD |
| E | Elektronikus adathordozó | Pendrive, memóriakártya, SSD |
Hogyan semmisíts meg CD-t vagy pendrive-ot?
Papírdarálóba egyik sem való. Több irodai gép tud optikai lemezt is aprítani – ezt a gép adatlapja külön jelzi –, a pendrive és a merevlemez viszont már külön eszközt vagy szolgáltatót kíván. Az adathordozó egyszerű törlése nem megsemmisítés: a fájlok visszaállíthatók maradhatnak.
Gyakori tévedések
- Csíkvágású géppel semmisítenek meg személyes adatokat – a csíkok összeilleszthetők.
- Csak a lapkapacitást nézik, a biztonsági fokozatot nem.
- Mikrokonfettis gépet vesznek nagy mennyiségű, nem bizalmas papírhoz, pedig ott egy nagyobb lapkapacitású konfettivágású gép gyorsabban végez.
Kapcsolódó termékek
Iratmegsemmisítő, konfetti, 6 lap, FELLOWES Powershred® P-30CMegnézem →Iratmegsemmisítő, mikrokonfetti, 10 lap, LEITZ IQ Office P5Megnézem →Iratmegsemmisítő, csík, 5 lap, FELLOWES Powershred P-25SMegnézem →
Iratmegsemmisítők →Bizalmas iratok védelme →Iratmegsemmisítők 3–6 főre →Blog: iratmegsemmisítő az adatvédelemben
Gyakori kérdések
- Kötelező a P-4 fokozat a GDPR miatt?
- A GDPR konkrét fokozatot nem ír elő, hanem megfelelő technikai védelmet vár el. A P-4 a személyes adatokhoz széles körben bevett kiindulópont.
- Mit jelent a „minikonfetti”?
- A konfetti és a mikrokonfetti közötti darabméretet jelölő gyártói elnevezés; a pontos fokozatot a gép adatlapján lévő P-szám mutatja.
- Lehet a P-szám a gép nevében?
- Igen, több gyártó a típusnévbe is beleírja, például „P4” vagy „P5”.
- Mit jelent az O és a H jelölés?
- Az O az optikai adathordozókra (CD, DVD), a H a merevlemezekre vonatkozik – mindkettőhöz külön gép vagy szolgáltató kell.
- Elég, ha letörlöm a pendrive-ot?
- Nem: az egyszerű törlés után az adat gyakran visszaállítható, ezért érzékeny adatnál fizikai megsemmisítés a biztos megoldás.
Fogalmak ebben a cikkben
A fogalom ezekben a cikkekben kerül elő: Hogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?, Meddig kell megőrizni a céges iratokat?, Milyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?, Mikor éri meg az automata adagolású iratmegsemmisítő?, Hogyan semmisítsd meg a személyes adatot tartalmazó iratokat?.
Témakör: Megsemmisítés · Gyakori kérdések · Mintaprojekt · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
GOOGLELegyen az OfficeMarket a kedvenc forrásod!
Így könnyebben megtalálod a friss irodaszeres, iskolaszeres és céges beszerzési útmutatóinkat.
Beállítom a Google-ben
A Google oldalán pipáld be az officemarket.hu-t.
