Iratkezelés: gyakori kérdések

Irattartók: mappa, genotherm, iratpapucs

Összefüggésében: Napi irat – az iratkezelési útmutató szakasza

Mi az irattartó bugyi másik neve?

Genotherm, más néven lefűzhető vagy lefűzős tasak. Átlátszó műanyag tasak, amelybe a lapot lyukasztás nélkül teszed, a perforációja pedig illik az iratrendező mechanikájába. Részletesen: Genotherm (fogalom).

Mi a különbség a lefűzős mappa és az iratrendező között?

A lefűzős mappa (gyorsfűző) vékony borító lefűzőlemezzel, kisebb iratcsomaghoz. Az iratrendező merev, emelőkaros mechanikájú, 50 mm-es gerinccel kb. 350, 75 mm-essel kb. 500 lapot fogad be. Részletesen: Gyorsfűző (fogalom).

Mire jó az irattálca?

Az asztalon fekve gyűjti a beérkező és a továbbítandó lapokat; egymásra rakva több szintet ad, például „beérkezett”, „aláírásra vár”, „lefűzendő”. A lapok sorrendjét nem tartja, tárolásra nem való. Részletesen: Iratpapucs vagy iratrendező?.

Mi az a függőmappa?

Két végén akasztós mappa, amely függőmappa-tároló szekrény, fiók vagy doboz sínjein lóg. A címke felül látszik, így sok ügy közül gyorsan elővehető a keresett. Részletesen: Függőmappa (fogalom).

Hány lap fér egy genothermbe?

A tasak mérete alapján néhány lap; a lefűző perforáció épsége miatt érdemes egy genothermbe egy összetartozó, vékony anyagot tenni. Részletesen: Hány mikronos genothermet vegyek?.

A genotherm vastagsága egy oldalra vonatkozik?

A genothermeknél a megadott mikron a tasakfal vastagsága. Részletesen: Hány mikronos genothermet vegyek?.

Befér a genotherm minden iratrendezőbe?

A lefűzhető genotherm univerzális perforációja a szabványos 2 és 4 gyűrűs mechanikákhoz illeszkedik. Részletesen: Hány mikronos genothermet vegyek?.

Melyik mikron a jó általános irodai használatra?

Az 50–60 mikronos genotherm a szokásos kompromisszum: elég merev, de sok fér egy rendezőbe. Részletesen: Hány mikronos genothermet vegyek?.

Miért tapad össze a lap a tasakban?

A víztiszta, sima felületű tasak és a frissen nyomtatott lap között kevés a levegő; érdesített felületű genothermmel ez nem fordul elő. Részletesen: Hány mikronos genothermet vegyek?.

Az A3-as genotherm belefér az A4-es rendezőbe?

A hajtott kivitelű igen: A4-es méretre hajtva fűzöd le, és kihajtva olvasod. Részletesen: Hány mikronos genothermet vegyek?.

Mi a különbség a dosszié és a mappa között?

A köznyelvben gyakran ugyanazt jelentik. A pólyás dosszié jellemzően három oldalon pólyával zárt, a gumis mappa sarkain gumipánt tartja a lapokat. Részletesen: Mappa, gyorsfűző vagy genotherm: mibe tedd az iratot?.

Mi az irományfedél?

Vastag kartonból készült, szalaggal köthető iratborító, amelyet hivatali és ügyviteli iratkezelésben használnak nagyobb iratcsomagokhoz. Részletesen: Mappa, gyorsfűző vagy genotherm: mibe tedd az iratot?.

Karton vagy PP mappát vegyek?

Ha a mappát hordozzák vagy sokáig használják, a PP tartósabb; asztali, rövid idejű használatra a karton elég. Részletesen: Mappa, gyorsfűző vagy genotherm: mibe tedd az iratot?.

Lyukasztás nélkül is lefűzhető az irat?

Igen, lefűzhető genothermben: a tasak perforációja megy a mechanikába, a lap sértetlen marad. Részletesen: Mappa, gyorsfűző vagy genotherm: mibe tedd az iratot?.

Melyik a legolcsóbb megoldás nagy mennyiségű irathoz?

Lezárt anyaghoz a gyorsfűző és az archiválódoboz párosa; a genotherm darabonként drágább, azt a gyakran forgatott lapoknak tartsd fenn. Részletesen: Mappa, gyorsfűző vagy genotherm: mibe tedd az iratot?.

Milyen szélességű iratpapucsok vannak?

Az iratpapucsok gerince jellemzően 80, 90 vagy 100 mm-es. Részletesen: Iratpapucs vagy iratrendező?.

Össze kell hajtani a karton iratpapucsot?

Igen, a karton iratpapucsok laposan érkeznek, és néhány mozdulattal összehajthatók. Részletesen: Iratpapucs vagy iratrendező?.

Befér az iratpapucs egy szabványos polcra?

A4-es iratokhoz készül, ezért a szokásos irodai polcmagasságba befér; alacsony polcnál mérd meg a magasságot. Részletesen: Iratpapucs vagy iratrendező?.

Elfér az iratpapucsban egy 75 mm-es rendező?

A 100 mm-es papucsban igen; a 80 mm-es változatba az 50 mm-es rendező megy be kényelmesen. Részletesen: Iratpapucs vagy iratrendező?.

Feliratozható az iratpapucs?

A karton kivitel felülete általában írható, a műanyaghoz öntapadó etikett vagy címketartó kell. Részletesen: Iratpapucs vagy iratrendező?.

Lefűzés: iratrendező és regiszter

Összefüggésében: Lefűzés – az iratkezelési útmutató szakasza

Hány lap fér egy 75 mm-es iratrendezőbe?

80 g/m²-es papírból nagyjából 500 lap. Genothermes vagy vastagabb anyagnál kevesebb. Részletesen: 50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?.

Mi a különbség a tokos és a sima iratrendező között?

A tokos iratrendező egy zárt kartontokban áll, ami védi a tartalmat a portól és a kieséstől – archiváláshoz és ritkán elővett anyaghoz jó. Részletesen: 50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?.

A4-es vagy A4+ iratrendező kell?

Normál A4-es lapokhoz az A4-es elég. Ha genothermben vagy regiszterrel fűzöl, a regiszterek füle kilóghat – ilyenkor figyelj a regiszter szélességére. Részletesen: 50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?.

Hány cm az 50 és a 75 mm-es rendező a polcon?

A gerincméret maga a helyfoglalás: tíz 75 mm-es rendező kb. 75 cm-t, tíz 50 mm-es kb. 50 cm-t vesz el a polcból. Részletesen: 50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?.

Kell A4 Maxi méret?

Akkor, ha genothermben tárolod a lapokat: a normál A4-es rendezőből a tasak széle kilóg, az A4 Maxi ezt fedi le. Részletesen: 50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?.

Miért szakad ki a lap a gyűrűből?

Vagy nincs lyukvédő a gyakran forgatott lapon, vagy túl tele van a mechanika, és feszül a papír. Részletesen: 50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?.

Mit jelent a PP az iratrendezőn?

Polipropilént, egy vízálló, letörölhető műanyagot. A „PP/karton” megjelölés a külső és a belső oldal anyagára utal. Részletesen: PP vagy karton iratrendező?.

Környezetbarátabb a karton iratrendező?

A karton iratrendező papíralapú, de a mechanika fém. A legkörnyezetkímélőbb az a rendező, amit hosszú ideig újra használsz. Részletesen: PP vagy karton iratrendező?.

Van színes iratrendező?

Igen, PP és karton kivitelben is. Színkódoláshoz (például évek vagy részlegek szerint) érdemes egy színnel egy témát jelölni. Részletesen: PP vagy karton iratrendező?.

Mi az a mikroperforált elválasztólap?

A lefűzési szélén apró perforációval ellátott elválasztólap, amelynek széle igény szerint letéphető. Részletesen: Regiszter vagy elválasztólap: mi a különbség?.

Kilóg a regiszter a genothermes iratok közül?

A genotherm szélesebb a papírnál, ezért a normál regiszter füle mögé bújhat. Ilyenkor válassz szélesebb, A4+ méretű regisztert. Részletesen: Regiszter vagy elválasztólap: mi a különbség?.

Lehet a regiszterre írni?

A legtöbb regiszterhez tartalomjegyzék-lap tartozik, amelyre a szakaszok nevét írhatod. Részletesen: Regiszter vagy elválasztólap: mi a különbség?.

Irattár és archiválás

Összefüggésében: Archiválás – az iratkezelési útmutató szakasza

Hány iratrendezőnyi anyag fér egy archiválódobozba?

Mechanika nélkül egy 75 mm-es iratrendező tartalma (kb. 500 lap) kényelmesen elfér egy 80 mm-es dobozban; a 155 mm-esbe nagyjából háromnyi. Részletesen: Mekkora archiválódobozt válassz?.

Tartós a karton archiválódoboz?

Száraz, beltéri polcon évekig tartós. Nedves pincébe inkább fedeles konténer vagy műanyag doboz való. Részletesen: Mekkora archiválódobozt válassz?.

Kell a dobozt összeszerelni?

Igen, laposan érkeznek, és a hajtásvonalak mentén összehajthatók. Részletesen: Mekkora archiválódobozt válassz?.

Rakhatók egymásra az archiválódobozok?

Igen, de a hullámkarton tartósan csak néhány doboz súlyát bírja; polcon tárolva biztonságosabb. Részletesen: Mekkora archiválódobozt válassz?.

Kell fedél az archiválódobozhoz?

A legtöbb kivitel fedeles vagy behajtható tetejű; por ellen és szállításnál is jobb a zárt doboz. Részletesen: Mekkora archiválódobozt válassz?.

Mennyi hely kell egy kisiroda irattárának?

Az éves iratmennyiségtől függ. Ha évente 10 iratrendezőnyi anyag keletkezik, és archiváláskor dobozba teszitek, egy 1 méteres polc több évre elég. Részletesen: Hogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?.

Érdemes digitalizálni az iratokat?

A digitalizálás a keresést könnyíti, de sok irat eredeti példányát jogszabály szerint meg kell őrizni. Kérdezd meg a könyvelőd, mely iratoknál elég a digitális másolat. Részletesen: Hogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?.

Hová tegyük az archív iratokat?

Száraz, zárható helyiségbe, a padlótól kicsit megemelve, közvetlen napfénytől védve. Részletesen: Hogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?.

Iratmegőrzési idők

Összefüggésében: Megőrzés – az iratkezelési útmutató szakasza

Meddig kell megőrizni az adóügyi iratokat?

Az adózás rendjéről szóló törvény 78. § (3) bekezdése szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig, ami a 202. § alapján főszabályként a bevallási év utolsó napjától számított 5 év. A számviteli bizonylatokra a hosszabb, 8 éves szabály vonatkozik. Részletesen: Meddig kell megőrizni a céges iratokat?.

Elég a számlák digitális másolata?

Bizonyos feltételek mellett elektronikus formában is megőrizhetők a bizonylatok, de ennek szigorú követelményei vannak. Ezt a könyvelőddel egyeztesd. Részletesen: Meddig kell megőrizni a céges iratokat?.

Mit kezdjek a lejárt iratokkal?

Az adatot tartalmazó iratokat iratmegsemmisítővel semmisítsd meg, az adatot nem tartalmazó papírt pedig szelektíven gyűjtheted. Részletesen: Meddig kell megőrizni a céges iratokat?.

Mennyi ideig őrizzük meg az álláspályázatok anyagát?

Személyes adatokról van szó, ezért csak addig, amíg az adatkezelés célja indokolja; a pontos időt az adatkezelési tájékoztatód rögzíti. Részletesen: Meddig kell megőrizni a céges iratokat?.

Iratmegsemmisítés és adatvédelem

Összefüggésében: Megsemmisítés – az iratkezelési útmutató szakasza

Milyen iratmegsemmisítő kell otthoni használatra?

Egy 6–12 lapos, konfettivágású, P-4 fokozatú gép. A csíkvágású gép olcsóbb, de a csíkok összeilleszthetők, ezért személyes adatot tartalmazó irathoz nem elég. Részletesen: Milyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?.

Mi a különbség a konfetti és a mikrokonfetti vágás között?

A konfettivágás rövid darabokra vág, jellemzően P-4 fokozaton; a mikrokonfetti nagyon apró részecskéket ad, P-5 vagy afölött. A mikrokonfettis gép biztonságosabb, de azonos méretnél jellemzően kevesebb lapot vág egyszerre. Részletesen: Konfettivágás, csíkvágás, mikrokonfetti (fogalom).

Kötelező a P-4 fokozat a GDPR miatt?

A GDPR konkrét fokozatot nem ír elő, hanem megfelelő technikai védelmet vár el. A P-4 a személyes adatokhoz széles körben bevett kiindulópont. Részletesen: Mit jelentenek a P-1–P-7 fokozatok az iratmegsemmisítőn?.

Mit jelent a „minikonfetti”?

A konfetti és a mikrokonfetti közötti darabméretet jelölő gyártói elnevezés; a pontos fokozatot a gép adatlapján lévő P-szám mutatja. Részletesen: Mit jelentenek a P-1–P-7 fokozatok az iratmegsemmisítőn?.

Lehet a P-szám a gép nevében?

Igen, több gyártó a típusnévbe is beleírja, például „P4” vagy „P5”. Részletesen: Mit jelentenek a P-1–P-7 fokozatok az iratmegsemmisítőn?.

Kell olajozni az iratmegsemmisítőt?

A konfetti- és mikrokonfettivágású gépeknél a gyártók jellemzően rendszeres olajozást javasolnak. Erre olajozó lapok és speciális olajok kaphatók. Részletesen: Milyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?.

Megsemmisíti a bankkártyát és a CD-t?

Csak az erre alkalmas gépek; a termékoldalon szerepel, ha a gép kártyát, CD-t vagy tűzőkapcsot is vág. Részletesen: Milyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?.

Mekkora kosár kell?

Napi használatnál legalább 15–20 liter körüli kosár kényelmes; a kis, 10 liter alatti kosár gyakori ürítést jelent. Részletesen: Milyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?.

Mennyi ideig bírja egy irodai gép?

A belépő gépek néhány perc folyamatos üzemre készültek; ha havonta egyszer nagy mennyiséget daráltok, hosszabb üzemidejű gép kell. Részletesen: Milyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?.

Elég a csíkvágás?

Belső, nem személyes iratnál igen. Személyes adatnál a keresztvágású, P-4 vagy erősebb fokozat az ajánlott. Részletesen: Milyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?.

Mit jelent az AutoFeed és az AutoMax?

Gyártói elnevezések az automata adagolású iratmegsemmisítőkre (LEITZ, REXEL: AutoFeed; FELLOWES: AutoMax). Részletesen: Mikor éri meg az automata adagolású iratmegsemmisítő?.

Kézzel is lehet adagolni az automata gépbe?

A legtöbb automata gépen van kézi adagolónyílás is a sürgős, néhány lapos megsemmisítéshez. Részletesen: Mikor éri meg az automata adagolású iratmegsemmisítő?.

Hangosabb az automata gép?

A zajszint típusonként eltér; ha a gép irodatérben áll, nézd meg az adatlapon a decibelértéket. Részletesen: Mikor éri meg az automata adagolású iratmegsemmisítő?.

Előírja a GDPR, hogy iratmegsemmisítőt kell használni?

A GDPR nem nevez meg eszközt, de megfelelő technikai és szervezési intézkedést vár el. Papíriratoknál ennek bevett módja a megfelelő fokozatú megsemmisítés. Részletesen: Hogyan semmisítsd meg a személyes adatot tartalmazó iratokat?.

Elég, ha kézzel széttépem az iratot?

Nem, a kézzel tépett papír könnyen összeilleszthető. Részletesen: Hogyan semmisítsd meg a személyes adatot tartalmazó iratokat?.

Mi legyen a megsemmisített papírral?

A konfettivágású papír szelektíven gyűjthető, mert az adatok már nem állíthatók vissza belőle. Részletesen: Hogyan semmisítsd meg a személyes adatot tartalmazó iratokat?.

Laminálás és kötés

Összefüggésében: Védelem és kötés – az iratkezelési útmutató szakasza

Mit jelent a laminálás?

A lap átlátszó fóliával való bevonását a nedvesség, a szennyeződés és a gyűrődés ellen. Melegeljárásnál a laminálógép hője ragasztja a fóliát, hideg eljárásnál öntapadó fólia rögzül hő nélkül. Részletesen: Laminálás (fogalom).

Mire jó a hideglamináló fólia?

Hőre érzékeny anyagokhoz (például hőpapír nyugtához) és gép nélküli, alkalmi lamináláshoz. Az öntapadó fólia hő nélkül rögzül, így a lap nem feketedik be. Részletesen: Laminálás (fogalom).

Mi a különbség a meleg- és a hideglaminálás között?

A meleglamináló fólia ragasztórétege hőre aktiválódik, gép kell hozzá. A hideglamináló fólia öntapadó, hő nélkül, kézzel vagy hengerrel használható – hőre érzékeny anyagokhoz. Részletesen: 75, 80, 100, 125 vagy 175 mikronos laminálófólia?.

Kell hordozó (carrier) a lamináláshoz?

Egyes gépekhez igen, a legtöbb mai irodai géphez nem. A termékleírás megmondja. Részletesen: 75, 80, 100, 125 vagy 175 mikronos laminálófólia?.

Levágható a laminált lap széle?

Igen, de hagyj legalább néhány milliméter lezárt fóliaszegélyt, különben a rétegek szétválhatnak. Részletesen: 75, 80, 100, 125 vagy 175 mikronos laminálófólia?.

Mit jelent a fólián a mikron?

Egy oldal fóliavastagságát. Egy 100 mikronos tasak két oldala együtt vastagabb, mint 100 mikron. Részletesen: 75, 80, 100, 125 vagy 175 mikronos laminálófólia?.

Miért lesz hullámos a laminált lap?

Túl vastag fóliát tett valaki gyenge gépbe, vagy a gép nem melegedett fel; a vastag fóliához lassabb áthaladás kell. Részletesen: 75, 80, 100, 125 vagy 175 mikronos laminálófólia?.

Újra lehet laminálni egy rosszul sikerült lapot?

Ha buborékos, a tasakkal együtt ki kell vágni és új fóliába tenni – a már rárolvadt fólia nem szedhető le. Részletesen: 75, 80, 100, 125 vagy 175 mikronos laminálófólia?.

Mennyi ideig melegszik a laminálógép?

Típustól függően néhány perc; az adatlapon szerepel a bemelegedési idő. Részletesen: Milyen laminálógépet vegyek?.

Lehet a laminálógéppel fotót laminálni?

Igen, a legtöbb gép alkalmas rá; fotóhoz a megfelelő vastagságú fólia és a gép fotóbeállítása (ha van) ajánlott. Részletesen: Milyen laminálógépet vegyek?.

Mire jó a tisztítókarton?

A hengerekre rakódott ragasztómaradékot távolítja el, ha időnként végigfuttatod a gépen. Részletesen: Milyen laminálógépet vegyek?.

A4-es gépbe mehet A3-as fólia félbehajtva?

Nem. A hajtott fólia elakad és rátapad a hengerre; A3-hoz A3-as gép kell. Részletesen: Milyen laminálógépet vegyek?.

Miért nem tapad meg a fólia?

Vagy nem melegedett fel a gép, vagy a fólia vastagabb, mint amit a gép kezelni tud. Részletesen: Milyen laminálógépet vegyek?.

Mekkora spirál kell 100 laphoz?

A spirálok csomagolásán szerepel, hány lapot fognak össze; a lapszámhoz és a papírvastagsághoz válaszd az átmérőt. Részletesen: Spirálozás, hőkötés vagy iratrendező?.

Kell előlap és hátlap?

Nem kötelező, de az átlátszó előlap védi a címlapot, a karton hátlap pedig merevíti a dokumentumot. Részletesen: Spirálozás, hőkötés vagy iratrendező?.

Újra lehet nyitni a műanyag spirált?

Igen, a műanyag spirálozógép a spirált ki tudja nyitni, így lapok pótolhatók vagy cserélhetők. Részletesen: Spirálozás, hőkötés vagy iratrendező?.

Tovább a témában

• Genotherm
• Iratrendező
• Iratpapucs
• Gyorsfűző
• Függőmappa
• Archiválódoboz
• Konfettivágás, csíkvágás, mikrokonfetti
• Laminálás
• P-fokozat (DIN 66399)
• Regiszter és elválasztólap
• Laminálógép

Szerkesztette: Szűcs Márton, OfficeMarket · Frissítve: 2026-09-15 · Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · OfficeMarket Tudástár