Iratkezelés és irattartók · Döntési segítség
80, 100, 120 vagy 155 mm-es archiválódoboz kell, és mennyi irat fér bele?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Archiválás
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
A 80 mm-es archiválódobozba kb. 700–800, a 100 mm-esbe kb. 900–1 000, a 120 mm-esbe kb. 1 100–1 200, a 155 mm-esbe kb. 1 400–1 500 lap 80 g-os papír fér. Archiváláskor az iratokat a mechanikából kivéve tedd dobozba, így egy iratrendezőnyi hely többszörösét nyered.
Mi az az archiválódoboz? Összehajtható hullámkarton doboz A4-es iratokhoz: a lezárt évek anyagát tárolod benne polcon vagy raklapon, a méretét a gerincszélessége adja meg.
Az archiválódoboz a lezárt, megőrzendő iratok tárolóeszköze. A vastagságát a gerinc szélességével adják meg; az A4-es kartondobozok jellemzően 80, 100, 120 és 155 mm-es gerinccel készülnek.
Ha nem tudod eldönteni
Az archiválás jellemzően egyszeri, nagy rendrakás, ezért a dobozokat egyszerre és egységes méretben érdemes beszerezni – egy nagyobb selejtezéshez akár harminc darabot. Az egységes gerinc a polcon is rendezett sort ad, és a feliratozás is egyforma lesz.
Befogadóképesség becslése
A becslés alapja, hogy 500 lap 80 g-os papír kb. 5 cm vastag. A dobozt ne töltsd csordultig, mert a kiemelés és a visszahelyezés nehéz lesz.
| Gerinc | Kb. lap (80 g/m²) | Tipikus tartalom |
|---|---|---|
| 80 mm | 700–800 | Egy havi számlaköteg, kisebb ügyfélanyag |
| 100 mm | 900–1 000 | Negyedéves bizonylatok, projektanyag |
| 120 mm | 1 100–1 200 | Féléves anyag, nagyobb ügycsomag |
| 155 mm | 1 400–1 500 | Éves anyag kisebb vállalkozásnál |
Doboz vagy konténer?
Az archiválódoboz egy témát vagy időszakot tart; a polcon állva, gerinccel kifelé tárolod. Az archiváló konténer nagyobb, fedeles doboz, amelybe több archiválódoboz vagy iratrendező kerül – költözéshez, pincei, raktári tároláshoz.
Archiválás lépésenként
- Vedd ki a lezárt iratokat az iratrendezőből, a sorrendet megtartva.
- Tedd archiválódobozba, a gerincre írd fel: cég/részleg, tartalom, időszak, megsemmisíthető dátum.
- Az iratrendezőt használd újra a következő időszakhoz.
Melyik gerincméret mennyit fogad be?
Az archiválódobozok A4-es iratmérethez készülnek, és a gerincméretük (80, 100, 120, 155 mm) alapján különböznek.
| Gerinc | Mit tesz bele az ember | Megjegyzés |
|---|---|---|
| 80 mm | Egy 50 mm-es rendező anyaga lefűzve vagy gyorsfűzőkben | Sok kis tétel, gyakori bontás |
| 100 mm | Egy 75 mm-es rendező anyaga | A leggyakoribb választás éves anyaghoz |
| 120 mm | Vegyes anyag: gyorsfűzők, borítékok, bizonylattömbök | Ha nem egyforma vastag a tartalom |
| 155 mm | Nagy tömegű bizonylat, több év kisebb anyaga | Tele súlyos: két kézzel emelhető |
Mi kerüljön a doboz oldalára?
Az archiválódoboz akkor ér valamit, ha évek múlva is meg lehet találni benne az iratot. A gyakorlatban négy adat elég, és ezt érdemes minden dobozon ugyanabban a sorrendben feltüntetni:
- Az iratfajta (például: bejövő számlák, bérszámfejtés, szerződések).
- Az időszak (év, negyedév vagy hónap).
- A megőrzési idő vége – ehhez az iratmegőrzési időket vedd alapul.
- A doboz sorszáma, ha több doboz tartozik ugyanahhoz az időszakhoz.
A megsemmisítés évét azért érdemes ráírni, mert így nem kell újra átnézni a doboz tartalmát: a polcon látszik, melyik évjárat kerülhet iratmegsemmisítőbe.
Gyakori tévedések
- Iratrendezőben archiválnak, ami évente újabb polcsort foglal el.
- Nem írják fel a megsemmisíthetőség dátumát, ezért évek múlva senki nem meri kidobni az iratokat.
- Túltöltik a dobozt, és a gerinc szétnyílik.
Kapcsolódó termékek
Archiválódoboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Archiválódoboz, A4, 100 mm, LEITZ Infinity, fehérMegnézem →Archiválódoboz, A4, 150 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Archiválókonténer, 325x460x270 mm, karton, VICTORIA OFFICE, natúrMegnézem →
Gyakori kérdések
- Hány iratrendezőnyi anyag fér egy archiválódobozba?
- Mechanika nélkül egy 75 mm-es iratrendező tartalma (kb. 500 lap) kényelmesen elfér egy 80 mm-es dobozban; a 155 mm-esbe nagyjából háromnyi.
- Tartós a karton archiválódoboz?
- Száraz, beltéri polcon évekig tartós. Nedves pincébe inkább fedeles konténer vagy műanyag doboz való.
- Kell a dobozt összeszerelni?
- Igen, laposan érkeznek, és a hajtásvonalak mentén összehajthatók.
- Rakhatók egymásra az archiválódobozok?
- Igen, de a hullámkarton tartósan csak néhány doboz súlyát bírja; polcon tárolva biztonságosabb.
- Kell fedél az archiválódobozhoz?
- A legtöbb kivitel fedeles vagy behajtható tetejű; por ellen és szállításnál is jobb a zárt doboz.
Tovább a témában
Teljes útmutató · ArchiválásIratkezelés és irattartók: teljes útmutatóArchiváláskor a lezárt év iratai kikerülnek az iratrendezőből, és a sorrendet megtartva archiválódobozba kerülnek.Gyakori kérdésekIrattár és archiválásRövid válaszok a szakasz kérdéseire, a részletes cikkekre mutató linkkel.MintaprojektMintaprojekt: iratkezelési rend egy 6 fős irodábanÉvente kb. 5 000 lap megőrzendő irathoz 10 darab 75 mm-es iratrendező, archiváláskor évente 4 darab 150–155 mm-es archiválódoboz kell; 8 éves…ÖsszehasonlításIrodaszer-összehasonlításokA témakör 10 döntési kérdése egy táblázatban, a többi témakör hasonló döntéseivel együtt.
Kapcsolódó cikkek
ÚtmutatóHogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?Válaszd szét az aktív, a lezárt és az archív iratokat; minden szinthez rendelj egy eszközt (mappa, iratrendező, archiválódoboz), egységes…ÚtmutatóMeddig kell megőrizni a céges iratokat?A számviteli törvény szerint a beszámolót és a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában meg…Döntési segítség50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?A 75 mm-es iratrendező kb. 500, az 50 mm-es kb. 350 lap 80 g-os papírt fogad be. Ha egy témához vagy egy évhez több mint 300 lap gyűlik össze, vagy…ÚtmutatóHogyan címkézd fel az iratrendezőket és a polcokat?Használj egységes sablont a gerincen (iratfajta – időszak – sorszám), azonos betűméretet és színkódot, cserélhető gerinccímkét vagy nyomtatott…Döntési segítségPP vagy karton iratrendező?Irodai lefűzéshez a PP külsejű, karton belsejű iratrendező a kedvező ár-érték: kívül tartós és letörölhető, belül olcsóbb karton. A teljesen PP…Döntési segítségMilyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?Otthonra és 1–3 fős irodába 6–12 lapos, konfettivágású gép elég; 3–6 fős irodába 10–24 lapos, nagyobb kosarú; 6–12 fő felett nagy kosarú, hosszabb…Döntési segítségMilyen tárolódoboz kell a raktárba és az irodába?Raktárba, szertárba és apró eszközökhöz átlátszó, fedeles, rakásolható műanyag tárolódobozt válassz, mert kívülről látszik a tartalma. Irodai…
Fogalmak ebben a cikkben
Témakör: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
