Iratkezelés · Mintaprojekt
Hány iratrendező, doboz, polc és milyen iratmegsemmisítő kell egy 6 fős irodának?
Röviden
Az irat életútja – a szakaszok az útmutatóbanÉvente kb. 5 000 lap megőrzendő irathoz 10 darab 75 mm-es iratrendező, archiváláskor évente 4 darab 150–155 mm-es archiválódoboz kell; 8 éves megőrzéssel az archívum kb. 32 dobozon, 5 folyóméter polcon áll meg. A napi 20–40 lap személyes adathoz egy 10–24 lapos, P-4 fokozatú, konfettivágású iratmegsemmisítő elég, az éves selejtezéshez automata adagolás vagy szolgáltató.
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Kiinduló adatok
A számítás az alábbi feltevésekre épül. A saját számaiddal cserélve ugyanígy kiszámolható a te igényed.
- 6 munkatárs egy telephelyen, saját könyveléssel kapcsolatos papíriratokkal (számlák, bankkivonatok, szerződések, bérügyi iratok).
- Évente kb. 5 000 lap megőrzendő irat keletkezik.
- Naponta kb. 20–40 lap személyes adatot tartalmazó selejt (másolat, rontott nyomtatás, jegyzet).
- A lezárt évek iratai egy zárható, száraz raktárhelyiségbe kerülnek.
1. Napi irat: mappák, tasakok, tálcák
Munkatársanként egy irattálca a beérkező anyagnak és egy közös tálcasor „aláírásra vár” és „lefűzendő” szinttel. A folyamatban lévő ügyek PP gyorsfűzőbe vagy gumis mappába kerülnek, az egy-egy lapként védendő irat 50 mikronos genothermbe. Induláshoz egy 100 darabos genothermcsomag bőven elég.
Döntési segítség: mappa, gyorsfűző vagy genotherm.
2. Lefűzés: 10 iratrendező évente
5 000 lap ÷ 500 lap (75 mm-es rendező) = 10 iratrendező évente, plusz 2 tartalék. A számlás rendezőkbe 1–12 regiszter kerül a havi bontáshoz, a többibe elválasztólap. A polcon az aktuális és az előző év áll: 20 rendező × 7,5 cm = 150 cm polc, két polcszakasz.
Gerincfelirat minden rendezőn: iratfajta – év – sorszám, cserecímkével. Részletek: 50 vagy 75 mm-es iratrendező, regiszter vagy elválasztólap.
3. Archiválás: 4 doboz évente, 5 folyóméter 8 év alatt
A beszámoló elfogadása után az előző előtti év iratai kikerülnek a rendezőkből. 5 000 lap ÷ kb. 1 450 lap (150–155 mm-es doboz) ≈ 3,5 → 4 archiválódoboz. Nyolc évfolyam után az archívum állandósul: 8 × 4 = 32 doboz × 15,5 cm ≈ 5 m polc. Ettől kezdve évente annyi doboz megy ki, amennyi bejön.
A doboz gerincére: cég – iratfajta – év – megsemmisíthető: év + 9 (8 év megőrzés a lezárt üzleti év után). Részletek: archiválódoboz-méretek, iratmegőrzési idők.
4. Megsemmisítés: napi gép és éves selejtezés
A napi 20–40 lap személyes adathoz egy 10–24 lapos, konfettivágású, P-4 fokozatú gép kell, legalább kb. 20 literes kosárral, a 3–6 fős kategóriából. A selejt addig egy zárható gyűjtődobozban vár; hetente egy fix időpontban megy a gépbe.
Az éves selejtezés más feladat: 4 doboz, kb. 5 000 lap. Egy 10 lapos kézi gépen ez kb. 500 adagolás és sok hűlési szünet, egy 150 lapos automata adagolású gépen kb. 34 köteg. Ha a napi gép kézi adagolású, az éves mennyiségre iratmegsemmisítő szolgáltató a gyorsabb, és igazolást is ad.
Részletek: iratmegsemmisítő létszám szerint, automata adagolás, személyes adatok megsemmisítése.
Napi, heti, havi és éves rend
| Gyakoriság | Teendő | Felelős |
|---|---|---|
| Naponta | beérkező irat tálcába, folyamatban lévő ügy mappába | mindenki |
| Hetente | a zárt gyűjtődoboz tartalma a megsemmisítőbe | kijelölt munkatárs |
| Havonta | a lezárt hónap iratai iratrendezőbe, regiszter szerint | pénzügy / asszisztens |
| Évente (a beszámoló után) | archiválás dobozba; a lejárt dobozok selejtezése és feljegyzés | irodavezető |
Beszerzési lista
Mennyiségek a kiinduló adatokra számolva, egy példatermékkel – a pontos típust a döntési cikkek segítenek kiválasztani.
| Tétel | Mennyiség | Miért | Példatermék |
|---|---|---|---|
| Iratrendező, 75 mm, PP/karton | 12 db/év | 10 + 2 tartalék | Iratrendező, 75 mm, A4, PP/karton, VICTORIA OFFICE, Basic, fekete |
| Regiszter 1–12 | 4–6 db | a számlás rendezőkbe | Regiszter, műanyag, A4 Maxi, 1-12, ESSELTE, szürke |
| Iratrendező-cserecímke | 1 csomag | egységes gerincfelirat | Cserecímke, iratrendezőhöz, kétoldalas, 28x153mm, DONAU, fehér |
| Genotherm, lefűzhető, 50 mikron | 100 db | egy-egy lap védelme | Genotherm, lefűzhető, A4, 50 mikron, víztiszta, VICTORIA OFFICE |
| Gyorsfűző vagy gumis mappa | munkatársanként 5–10 db | folyamatban lévő ügyek | Gyorsfűző, PP, A4, VICTORIA OFFICE, kék |
| Archiválódoboz, 150–155 mm | 4 db/év | a lezárt év archiválása | Archiválódoboz, A4, 150 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehér |
| Iratmegsemmisítő, P-4, 10–24 lap | 1 db | napi személyes adat | Iratmegsemmisítő, konfetti, 10 lap, LEITZ IQ Protect 10X |
| Karbantartó olaj iratmegsemmisítőhöz | 1 db | a konfettivágó kések kímélése | Karbantartó olaj iratmegsemmisítőhöz, 120 ml, FELLOWES Powershred |
Ha nálad más a helyzet
Könyvelőiroda
Az ügyfelek anyaga miatt a lapszám többszöröse lehet: ügyfelenként függőmappa a fiókban, és a megsemmisítőnél a 6–12 fős kategória. Részletesen: Mi kell egy könyvelőirodába?.
Orvosi rendelő
Egészségügyi adatnál a P-5 fokozat megfontolandó, és a gyűjtődoboz zárhatósága kötelező elem. Részletesen: Mi kell egy orvosi vagy fogorvosi rendelőbe az irodaszereken túl?.
Új iroda
Az iratkezelés mellé a mosdó, a konyha és az írószer alapjai is kellenek az első napra. Részletesen: Új iroda felszerelése: ellenőrzőlista.
Tovább a témában
Teljes útmutatóIratkezelés és irattartók: teljes útmutatóAz iratkezelés az irat teljes életútja: használat közben mappában vagy genothermben van, lezárás után iratrendezőbe kerül, a megőrzési idő alatt…Gyakori kérdésekIratkezelés: gyakori kérdésekIrattartó, genotherm, iratrendező, archiválás, megőrzési idő, iratmegsemmisítő és laminálás: rövid, pontos válaszok a leggyakoribb kérdésekre.
Döntési cikkek a projekt lépéseihez
Döntési segítségMappa, gyorsfűző vagy genotherm: mibe tedd az iratot?Folyamatban lévő, gyakran elővett ügyhöz gumis mappa vagy genotherm; lefűzött, lapozható iratcsomaghoz gyorsfűző; vastag, lezárt ügyirathoz szalagos…FogalomHány mikronos genothermet vegyek?A mikron a fólia vastagsága: 1 mikron a milliméter ezredrésze. Mindennapi lefűzéshez az 50 mikronos genotherm elég; gyakran kézbe vett, szállított…Döntési segítségIratpapucs vagy iratrendező?Iratpapucs akkor jó, ha lyukasztás nélkül, gyorsan kell iratokat, katalógusokat, füzeteket vagy mappákat a polcon álló helyzetben tartani. Ha a…Döntési segítség50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?A 75 mm-es iratrendező kb. 500, az 50 mm-es kb. 350 lap 80 g-os papírt fogad be. Ha egy témához vagy egy évhez több mint 300 lap gyűlik össze, vagy…Döntési segítségPP vagy karton iratrendező?Irodai lefűzéshez a PP külsejű, karton belsejű iratrendező a kedvező ár-érték: kívül tartós és letörölhető, belül olcsóbb karton. A teljesen PP…FogalomRegiszter vagy elválasztólap: mi a különbség?A regiszter előre feliratozott, sorrendbe rendezett lapkészlet (például 1–12, 1–31, A–Z), amely az iratrendezőt fix szakaszokra osztja. Az…ÚtmutatóHogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?Válaszd szét az aktív, a lezárt és az archív iratokat; minden szinthez rendelj egy eszközt (mappa, iratrendező, archiválódoboz), egységes…Döntési segítségMekkora archiválódobozt válassz?A 80 mm-es archiválódobozba kb. 700–800, a 100 mm-esbe kb. 900–1 000, a 120 mm-esbe kb. 1 100–1 200, a 155 mm-esbe kb. 1 400–1 500 lap 80 g-os papír…ÚtmutatóMeddig kell megőrizni a céges iratokat?A számviteli törvény szerint a beszámolót és a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában meg…FogalomMit jelentenek a P-1–P-7 fokozatok az iratmegsemmisítőn?A P-fokozat a DIN 66399 szabvány szerinti biztonsági szint: azt mutatja, mekkora darabokra vágja a gép a papírt. Minél nagyobb a szám, annál…Döntési segítségMilyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?Otthonra és 1–3 fős irodába 6–12 lapos, konfettivágású gép elég; 3–6 fős irodába 10–24 lapos, nagyobb kosarú; 6–12 fő felett nagy kosarú, hosszabb…Döntési segítségMikor éri meg az automata adagolású iratmegsemmisítő?Az automata adagolású gép akkor éri meg, ha rendszeresen több tucat vagy száz lapos köteget semmisítesz meg: a köteget beteszed, a fedelet lezárod…ÚtmutatóHogyan semmisítsd meg a személyes adatot tartalmazó iratokat?A személyes adatot tartalmazó iratokat legalább P-4 fokozatú, konfettivágású iratmegsemmisítővel semmisítsd meg, ne szelektív papírgyűjtőbe dobd. A…Döntési segítség75, 80, 100, 125 vagy 175 mikronos laminálófólia?Irodai dokumentumhoz, tájékoztatóhoz a 75–80 mikronos fólia elég; étlaphoz, árlistához, gyakran kézbe vett laphoz 100–125 mikron; merev…Döntési segítségMilyen laminálógépet vegyek?Otthoni és alkalmi irodai használatra egy A4-es, 80–125 mikronos személyi laminálógép elég. Ha plakátot, A3-as anyagot vagy vastag kártyát is…Döntési segítségSpirálozás, hőkötés vagy iratrendező?Ha a dokumentumba később lapokat tennél, műanyag spirál kell; ha elegánsan, 360 fokban kihajthatóan akarod átadni, fém spirál; ha könyvszerű…
Fogalmak a projektben
- Iratrendező
- Genotherm
- Gyorsfűző
- Archiválódoboz
- P-fokozat (DIN 66399)
- Konfettivágás, csíkvágás, mikrokonfetti
- Regiszter és elválasztólap
Szerkesztette: Szűcs Márton, OfficeMarket · Frissítve: 2026-09-15 · A számok feltevéseken alapuló mintaszámítás, nem egy konkrét ügyfél adatai. Nem jogi tanács.
