Iratkezelés és irattartók · Útmutató
Milyen fokozattal és hogyan kell megsemmisíteni a személyes adatokat tartalmazó papíriratokat egy irodában?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Megsemmisítés
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
A személyes adatot tartalmazó iratokat legalább P-4 fokozatú, konfettivágású iratmegsemmisítővel semmisítsd meg, ne szelektív papírgyűjtőbe dobd. A megsemmisítésre váró iratokat zárt helyen gyűjtsd, és a megsemmisítés tényét rögzítsd.
Ha nem tudod eldönteni
A folyamat két eszközön múlik: egy zárható gyűjtődobozon, amelyben a megsemmisítendő irat biztonságban vár, és egy legalább P-4 fokozatú iratmegsemmisítőn. A „Bizalmas iratok védelme” válogatásban a zárt gyűjtéstől a megsemmisítésig szükséges termékek egy helyen vannak.
Megsemmisítési rend 5 lépésben
- Határozd meg, mi számít érzékeny iratnakMinden irat, amelyen név, lakcím, adóazonosító, bankszámla, egészségügyi adat vagy aláírás szerepel – ügyféllevelek, bérjegyzékek, önéletrajzok, számlák.
- Gyűjtsd zárt helyenA megsemmisítésre váró iratok ne az asztalon vagy a nyitott papírkosárban várakozzanak. Egy zárható doboz vagy zárható tálcájú automata iratmegsemmisítő megoldja.
- Válaszd ki a fokozatotIrodai személyes adatokhoz legalább P-4, különösen érzékeny adatokhoz P-5. A csíkvágás nem elég.
- Semmisítsd meg rendszeresenHetente vagy kéthetente egy kijelölt időpontban – így nem gyűlik fel annyi, hogy a gép kapacitása kevés legyen.
- RögzítsdNagyobb selejtezésnél készíts rövid feljegyzést: milyen iratokat, mikor és milyen módon semmisítettetek meg.
Mikor érdemes szolgáltatót hívni?
Ha egyszerre több doboznyi iratot kell megsemmisíteni (például év végi selejtezéskor vagy költözéskor), a helyszíni vagy elszállításos iratmegsemmisítő szolgáltatás gyorsabb lehet, és a megsemmisítésről igazolást is ad. A napi, folyamatosan keletkező iratokhoz viszont az irodai gép a kényelmes megoldás.
Amit a papíron túl is érdemes megsemmisíteni
- Használt bankkártyák, belépőkártyák – csak erre alkalmas géppel.
- Régi CD-k, DVD-k adatokkal – csak erre alkalmas géppel.
- Kinyomtatott e-mailek, jegyzetek ügyféladatokkal.
Melyik irathoz milyen fokozat?
A DIN 66399 P-fokozatai adják a keretet; a választás az irat érzékenységétől függ. Ez tájékoztató besorolás, a saját adatkezelési szabályzatotokat jogi szakemberrel egyeztessétek.
| Irattípus | Ajánlott fokozat | Megjegyzés |
|---|---|---|
| Belső feljegyzés, nem személyes adat | P-3 | Csíkvágás is elég |
| Személyes adat (név, cím, bér) | P-4 vagy erősebb | Keresztvágás, apró darabok |
| Különleges adat (egészségügyi, biometrikus) | P-5 | Még kisebb darabméret |
| Adathordozó (CD, pendrive, merevlemez) | Külön eljárás | Papírdarálóba nem való |
Gyűjtés a megsemmisítésig
A legtöbb adatvédelmi hiba nem a megsemmisítésnél történik, hanem előtte: a kidobásra szánt papír napokig hever egy nyitott dobozban. Zárható gyűjtő vagy zárt szekrény kell hozzá, és érdemes fix ritmust adni neki – például hetente egyszer darálni. Nagyobb mennyiségnél tanúsítványt adó szolgáltató is hívható, ilyenkor a zárt gyűjtőt ők viszik el.
Gyakori tévedések
- Személyes adatot tartalmazó papírt szelektív gyűjtőbe dobnak.
- A megsemmisítendő iratok napokig a gép mellett, nyitott dobozban állnak.
- Csíkvágású otthoni gépet használnak ügyféladatokhoz.
Kapcsolódó termékek
Iratmegsemmisítő, konfetti, 6 lap, FELLOWES Powershred® P-30CMegnézem →Iratmegsemmisítő, mikrokonfetti, 10 lap, LEITZ IQ Office P5Megnézem →Hulladékgyűjtő zsák iratmegsemmisítőhöz, 110-130 literes kapacitásig, FELLOWESMegnézem →Karbantartó olaj iratmegsemmisítőhöz, 355 ml, FELLOWES PowershredMegnézem →
Bizalmas iratok védelme →Iratmegsemmisítők 1–3 főre →Iratmegsemmisítők 3–6 főre →Blog: iratmegsemmisítő az adatvédelemben
Gyakori kérdések
- Előírja a GDPR, hogy iratmegsemmisítőt kell használni?
- A GDPR nem nevez meg eszközt, de megfelelő technikai és szervezési intézkedést vár el. Papíriratoknál ennek bevett módja a megfelelő fokozatú megsemmisítés.
- Elég, ha kézzel széttépem az iratot?
- Nem, a kézzel tépett papír könnyen összeilleszthető.
- Mi legyen a megsemmisített papírral?
- A konfettivágású papír szelektíven gyűjthető, mert az adatok már nem állíthatók vissza belőle.
- Ki végezheti a megsemmisítést?
- Belső munkatárs is, ha a folyamat szabályozott és dokumentált; nagy mennyiségnél tanúsítványt adó szolgáltató a szokásos megoldás.
- Mi legyen az adathordozókkal?
- Azokat nem papírdarálóba kell tenni: az optikai lemezre, mágneses és elektronikus adathordozóra külön eljárás és külön gép való.
Fogalmak ebben a cikkben
Témakör: Megsemmisítés · Gyakori kérdések · Mintaprojekt · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
GOOGLELegyen az OfficeMarket a kedvenc forrásod!
Így könnyebben megtalálod a friss irodaszeres, iskolaszeres és céges beszerzési útmutatóinkat.
Beállítom a Google-ben
A Google oldalán pipáld be az officemarket.hu-t.
