Iratkezelés és irattartók · Útmutató
Milyen fokozattal és hogyan kell megsemmisíteni a személyes adatokat tartalmazó papíriratokat egy irodában?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Megsemmisítés
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
A személyes adatot tartalmazó iratokat legalább P-4 fokozatú, konfettivágású iratmegsemmisítővel semmisítsd meg, ne szelektív papírgyűjtőbe dobd. A megsemmisítésre váró iratokat zárt helyen gyűjtsd, és a megsemmisítés tényét rögzítsd.
Ha nem tudod eldönteni
A folyamat két eszközön múlik: egy zárható gyűjtődobozon, amelyben a megsemmisítendő irat biztonságban vár, és egy legalább P-4 fokozatú iratmegsemmisítőn. A „Bizalmas iratok védelme” válogatásban a zárt gyűjtéstől a megsemmisítésig szükséges termékek egy helyen vannak.
Megsemmisítési rend 5 lépésben
- Határozd meg, mi számít érzékeny iratnakMinden irat, amelyen név, lakcím, adóazonosító, bankszámla, egészségügyi adat vagy aláírás szerepel – ügyféllevelek, bérjegyzékek, önéletrajzok, számlák.
- Gyűjtsd zárt helyenA megsemmisítésre váró iratok ne az asztalon vagy a nyitott papírkosárban várakozzanak. Egy zárható doboz vagy zárható tálcájú automata iratmegsemmisítő megoldja.
- Válaszd ki a fokozatotIrodai személyes adatokhoz legalább P-4, különösen érzékeny adatokhoz P-5. A csíkvágás nem elég.
- Semmisítsd meg rendszeresenHetente vagy kéthetente egy kijelölt időpontban – így nem gyűlik fel annyi, hogy a gép kapacitása kevés legyen.
- RögzítsdNagyobb selejtezésnél készíts rövid feljegyzést: milyen iratokat, mikor és milyen módon semmisítettetek meg.
Mikor érdemes szolgáltatót hívni?
Ha egyszerre több doboznyi iratot kell megsemmisíteni (például év végi selejtezéskor vagy költözéskor), a helyszíni vagy elszállításos iratmegsemmisítő szolgáltatás gyorsabb lehet, és a megsemmisítésről igazolást is ad. A napi, folyamatosan keletkező iratokhoz viszont az irodai gép a kényelmes megoldás.
Amit a papíron túl is érdemes megsemmisíteni
- Használt bankkártyák, belépőkártyák – csak erre alkalmas géppel.
- Régi CD-k, DVD-k adatokkal – csak erre alkalmas géppel.
- Kinyomtatott e-mailek, jegyzetek ügyféladatokkal.
Gyakori tévedések
- Személyes adatot tartalmazó papírt szelektív gyűjtőbe dobnak.
- A megsemmisítendő iratok napokig a gép mellett, nyitott dobozban állnak.
- Csíkvágású otthoni gépet használnak ügyféladatokhoz.
Kapcsolódó termékek
Iratmegsemmisítő, konfetti, 6 lap, FELLOWES Powershred® P-30CMegnézem →Iratmegsemmisítő, mikrokonfetti, 10 lap, LEITZ IQ Office P5Megnézem →Hulladékgyűjtő zsák iratmegsemmisítőhöz, 110-130 literes kapacitásig, FELLOWESMegnézem →Karbantartó olaj iratmegsemmisítőhöz, 120 ml, FELLOWES PowershredMegnézem →
Bizalmas iratok védelme →Iratmegsemmisítők 1–3 főre →Iratmegsemmisítők 3–6 főre →Blog: iratmegsemmisítő az adatvédelemben
Gyakori kérdések
- Előírja a GDPR, hogy iratmegsemmisítőt kell használni?
- A GDPR nem nevez meg eszközt, de megfelelő technikai és szervezési intézkedést vár el. Papíriratoknál ennek bevett módja a megfelelő fokozatú megsemmisítés.
- Elég, ha kézzel széttépem az iratot?
- Nem, a kézzel tépett papír könnyen összeilleszthető.
- Mi legyen a megsemmisített papírral?
- A konfettivágású papír szelektíven gyűjthető, mert az adatok már nem állíthatók vissza belőle.
Tovább a témában
Teljes útmutató · MegsemmisítésIratkezelés és irattartók: teljes útmutatóA lejárt megőrzési idejű és a személyes adatot tartalmazó papírt nem a szelektív gyűjtőbe, hanem iratmegsemmisítőbe kell tenni.Gyakori kérdésekIratmegsemmisítés és adatvédelemRövid válaszok a szakasz kérdéseire, a részletes cikkekre mutató linkkel.MintaprojektMintaprojekt: iratkezelési rend egy 6 fős irodábanÉvente kb. 5 000 lap megőrzendő irathoz 10 darab 75 mm-es iratrendező, archiváláskor évente 4 darab 150–155 mm-es archiválódoboz kell; 8 éves…
Kapcsolódó cikkek
FogalomMit jelentenek a P-1–P-7 fokozatok az iratmegsemmisítőn?A P-fokozat a DIN 66399 szabvány szerinti biztonsági szint: azt mutatja, mekkora darabokra vágja a gép a papírt. Minél nagyobb a szám, annál…Döntési segítségMilyen iratmegsemmisítő kell 1–3, 3–6, 6–12 vagy 12 fő fölé?Otthonra és 1–3 fős irodába 6–12 lapos, konfettivágású gép elég; 3–6 fős irodába 10–24 lapos, nagyobb kosarú; 6–12 fő felett nagy kosarú, hosszabb…ÚtmutatóMeddig kell megőrizni a céges iratokat?A számviteli törvény szerint a beszámolót és a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában meg…ÚtmutatóHogyan szervezd meg a szelektív gyűjtést az irodában?Tegyél egy központi, jól felcímkézett szelektív gyűjtőpontot a konyhába vagy a közlekedőbe papír, műanyag és fém, valamint vegyes hulladék számára…EllenőrzőlistaMi kell egy orvosi vagy fogorvosi rendelőbe az irodaszereken túl?Egy rendelőben három terület fontos: a recepció (toll, jegyzettömb, boríték, nyomtatópapír, irattartó), a higiénia (szappan, kézfertőtlenítő…Döntési segítségMikor éri meg az automata adagolású iratmegsemmisítő?Az automata adagolású gép akkor éri meg, ha rendszeresen több tucat vagy száz lapos köteget semmisítesz meg: a köteget beteszed, a fedelet lezárod…Döntési segítségHány kulcsos kulcsszekrény kell?Számold meg a kezelendő kulcsokat, adj hozzá 30–50% tartalékot, és ehhez válaszd a férőhelyet (a kulcsszekrények jellemzően 18 és 140 kulcs között…
Fogalmak ebben a cikkben
Témakör: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
