Iratmegsemmisítő - az adatdarálás legjobb offline eszköze

Előző bejegyzésünkben a stílusos tálalás alapjaival ismerkedhettél meg, és még egy tálaló tálca kisokossal is megajándkoztunk.

Alábbi cikkünk az iratok, ezen belül is az iratmegsemmsítők világába kalauzol. Hogy miért lehet fontos téma ez napjainkban is?
A vállalkozásoknál, kormányhivatalokban, okmányirodákban és különféle szervezetekben rengeteg kényes adat kerül kinyomtatásra. Ezeknek nemcsak a biztonságos őrzése kulcsfontosságú, de a megsemmisítésükre is ügyelni kell.

Itt jön képbe az iratmegsemmisítő

Adatok itt, adatok ott, adatok mindenhol…

Az internetes felületeken ma már elterjedt és megszokott a GDPR szabályozás, amely személyes adatainkat védi. De mi a helyzet a kinyomtatott információkkal?

Az adatvédelmi rendelet hatálya csak azokra az anyagokra terjed ki, amelyeket nyilvántartási céllal kezelnek. Számolnunk kell a lehetőséggel, hogy egy fontos dokumentum, titkos irat vagy egy adatainkat tartalmazó nyomtatvány illetéktelen kezekbe kerül.

Ezt minden cégnek meg kell előznie, legyen akár apró vállalkozás vagy egy világvállalat.

Milyen anyagok minősülnek személyes adatnak?

 Csak, hogy néhány példát említsünk:

• szerződések, megbízások
• munkaügyi papírok
• számlalevelek
• személyes adatlapok
• alkalmazottak aktái
• pénzügyi feljegyzések
• önéletrajzok
• titkos kimutatások
• stratégiai és pénzügyi tervek
• megcímzett borítékok, csomagok

Milyen szempontok alapján válasszunk iratmegsemmisítőt?

Van néhány jellegzetesség, ami segít a döntésben. A legfontosabb talán, hogy milyen biztonsági szintre van szükségünk. Az iratmegsemmisítőket egy P1-től P6-ig terjedő skálán osztályozzák a vágás módja és mérete alapján. Átlagos irodai munka esetén elégséges az alacsonyabb szintű, hosszanti csíkokat vágó modell. Érdemes átgondolnunk a használat várható gyakoriságát is. Nem indokolt egy robosztus gép, ha hetekig be sem kapcsoljuk, de értelemszerűen nagyobb teljesítményűt célszerű választani, ha napi használatra számítunk. Gondoljuk át, hogy pontosan mit szeretnénk ledarálni újonnan beszerzett masinánkon. Egyes típusok csak papírt fogadnak el, de a modernebb gépek elbánnak a plasztik kártyákkal, adathordozó lemezekkel és a tűző- vagy gemkapoccsal is. Végezetül vegyük figyelembe a készülék sebességét. Értékes időt takaríthatunk meg, ha olyan iratmegsemmisítőt választunk, ami egyszerre tíz, húsz vagy akár száz lapot is képes apróra vágni.

Véd, kímél és újrahasznosít

Első hallásra furának tűnik az iratmegsemmisítőket a környezetvédelemmel egy mondatban említeni. Lelki szemeink előtt egy olyan gépet látunk, ami megállás nélkül csak hulladékot termel. De gondoljuk egy kicsit bele! Mivel a berendezés a papírt apró cafatokra vágja, így jelentősen csökkenti a hulladék mennyiségét és térfogatát. Ez sokkal kevesebb helyet foglal el, mint az egészben maradt papírok. Ráadásul az így keletkezett hulladék könnyebben összegyűjthető és újrahasznosítható. Ami korábban egy szigorúan bizalmas akta volt, az hetekkel később barátságos csomagolóanyagként éledhet újjá. De felhasználhatják a papírhulladékot újrahasznosított papírtáskához, komposzthoz vagy akár környezetbarát szívószálhoz. További praktikus előny, hogy a berendezés használatával rendezettebb miliőt teremthetünk, nagyobb teret kapunk, hiszen eltűnnek a felesleges aktatornyok és papírkupacok.

Papírfecnik, korszerűen

Megszokhattuk, hogy manapság már minden eszközünk „okos” vagy „intelligens”. Természetesen az iratmegsemmisítők technológiája is folyamatosan fejlődik. Újabb és újabb kényelmi funkciókat élvezhetünk. Összességében minden berendezésre igaz márkától függetlenül, hogy a papírokat olyan módon darabolják fel, amit utólag nem lehet újra összeilleszteni. Valamennyi modell biztonságosan és kényelmesen használható. Speciális kialakításuknak köszönhetően nem ejthetnek sebet az ujjainkon használat közben. A legkorszerűbb készülékek esetén kezeink nem is kerülnek a vágókések közelébe, mert a megsemmisítésre váró papírokat egyszerűen egy kihúzható tálcába kell helyeznünk. Minden továbbit megold a gép magától.

A legtöbb iratmegsemmisítő automatikusan felügyeli saját kapacitását. Képes felismerni a papír mennyiségét és az elakadást megelőzve biztosítja a folyamatos működést. Főként a nagyteljesítményű változatokra igaz, hogy amennyiben a kapacitásszabályozó esetleges túlmelegedést észlel, egy időre megszakítja a gép működését. Az egyszerűbb modelleknél ez 20-30 db papír után jellemző, ám a komolyabb hűtéssel rendelkező drágább rendszerek meg sem állnak 600-700 lapig. Sok gyártó beépíti az energiatakarékos funkciót is, amelynek köszönhetően az iratmegsemmisítő kikapcsol, ha huzamosabb ideig nincs használatba ELSŐ AZ ADATBIZTONSÁG!

Vágási típusok

Az iratmegsemmisítők alapvetően négy különféle vágásmódszert alkalmaznak, amelyek szorosan összefüggenek biztonsági fokozatukkal. Nagyon leegyszerűsítve, minél kisebb darabokra darálják le a papírt, annál magasabb az adatvédelmi szintjük. Az alábbi vágási típusokat különböztetjük meg.

Hosszanti vágás:

Csík vágásnak is nevezik, amely során a berendezés hosszú szalagokra darabolja a papírt. Ez a legalacsonyabb biztonsági fokozat.

Keresztvágás:

Más néven konfettivágás. Ebben az esetben az iratmegsemmisítő keresztirányban is vágja a papírt. Az előző megoldásnál jóval biztonságosabb megoldás.

Mikrovágás:

Szaknyelven mikro-konfetti vágás, amit már kifejezetten a magas szinten titkosított dokumentumok megsemmisítésére fejlesztettek. Rendkívül apró szemcsékre darabolja a papírt.

Szuper mikro-konfetti vágás:

A jelenleg elérhető legmagasabb biztonsági szint, ami minden korábbinál kisebbre darálja a behelyezett iratokat. Megfelel a nemzetbiztonsági hivatalok elvárásainak is.

Az iratmegsemmisítők biztonsági szintjét az úgynevezett DIN 66399 skála jelöli, ami az egész Európai Unióban érvényes. Mértéke P1-től P6-ig terjed és a ledarált papír szemcseméretére vonatkozik.

Az OfficeMarket kínálatában könnyen megtalálod a számodra ideális berendezést. Válassz okosan, igényeidnek megfelelő iratmegsemmisítőt!