Iratkezelés és irattartók · Döntési segítség
Mikor kell gumis mappa, pólyás dosszié, gyorsfűző, genotherm vagy irományfedél?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Napi irat
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
Folyamatban lévő, gyakran elővett ügyhöz gumis mappa vagy genotherm; lefűzött, lapozható iratcsomaghoz gyorsfűző; vastag, lezárt ügyirathoz szalagos irományfedél vagy pólyás dosszié; végleges tároláshoz iratrendező kell.
Mi a különbség mappa, gyorsfűző és genotherm között? A mappa körbezárja az iratot lefűzés nélkül, a gyorsfűzőben fémnyelv fogja a kilyukasztott lapot, a genotherm pedig átlátszó tasak, amelybe lyukasztás nélkül csúsztatod be a lapot.
Az iratok nem egyszerre kerülnek iratrendezőbe. Előtte napokig vagy hetekig „élnek”: kézről kézre járnak, aláírásra várnak, tárgyalásra mennek. Erre a szakaszra valók a mappák, dossziék és gyorsfűzők – mindegyik más helyzetre.
Ha nem tudod eldönteni
Ha egy típust tartanál készleten, a karton gumis mappa a legsokoldalúbb: lyukasztás nélkül tartja a lapokat, és könnyen feliratozható. Ügyiratonként lefűzött anyaghoz a fehér karton gyorsfűző, vastag, hosszan tárolt dossziéhoz a szalagos irományfedél való.
Melyik mire való?
| Eszköz | Mikor | Mire figyelj |
|---|---|---|
| Gumis mappa (karton vagy PP) | Folyamatban lévő ügy, ügyfélmappa, iratok hordozása | A gumi tartja a lapokat; PP kivitel tartósabb |
| Pólyás dosszié | Több lapos, lezárt csomag, amit nem fűzöl le | A pólya a széleken is összetartja az iratot |
| Gyorsfűző | Lapozható, sorrendben tartott iratcsomag | Lyukasztás kell; karton vagy műanyag kivitel |
| Lefűzhető genotherm | Egy-egy lap védelme iratrendezőben | Nem kell lyukasztani az iratot |
| L genotherm | Gyors átadás, néhány lap | Két oldalán nyitott, kicsúszhat |
| Szalagos irományfedél | Vastag, lezárt ügyirat, hivatali iratkezelés | Szalaggal köthető, nagy kapacitású |
Egy irat útja egy kisirodában
- Beérkezik → genotherm vagy L genotherm, amíg feldolgozzák.
- Ügyintézés alatt → gumis mappa ügyfelenként.
- Lezárás után → gyorsfűző vagy közvetlenül iratrendező.
- Megőrzési idő alatt → archiválódoboz.
Lefűzés: mi az az ISO 838?
A hazai és európai irodai lyukasztás szabványa két lyukat ír elő, egymástól 80 mm-re, a lap szélétől néhány milliméterre. Ezért illeszkedik egy szabványosan kilyukasztott lap bármelyik kétgyűrűs mechanikába és a legtöbb gyorsfűzőbe. A négygyűrűs mechanika ugyanezt a 80 mm-es osztást ismétli, így a kétlyukú lap abba is befűzhető.
Ebből következik a gyakorlati szabály: ha a lyukasztó beállítása jó, a lap minden irattartóba belemegy. Ha a lyukak nem a szabvány szerint készülnek – például házilag, szemre lyukasztva –, a lap egyik mechanikában sem fekszik jól.
Melyiket mire használd?
A három megoldás nem egymás helyettesítője, hanem az irat életkorához igazodik.
| Az irat állapota | Ajánlott megoldás | Miért |
|---|---|---|
| Épp dolgoznak vele, naponta elő kell venni | Gumis mappa vagy genotherm | Nem kell lyukasztani, gyorsan ki- és bekerül |
| Lezárt ügy, de még kell | Gyorsfűző | Olcsó, vékony, a lapok sorrendje rögzül |
| Több ügy egy témában | Iratrendező | Regiszterrel tagolható, a gerincről azonosítható |
| Lezárt év, megőrzési idő alatt | Archiválódoboz | Polcra rakható, porvédett, feliratozható |
Gyakori tévedések
- Tartós tárolásra gumis mappát használnak; a gumi idővel kinyúlik, és a mappa szétesik.
- Gyorsfűzőbe több száz lapot fűznek, ami a lefűző lapocskát kiszakítja.
- Egy L genothermben szállítanak sok lapot, ami kicsúszik.
Kapcsolódó termékek
Gumis mappa, karton, A4, VICTORIA OFFICE, kékMegnézem →Gyorsfűző, karton, A4, VICTORIA OFFICE, fehérMegnézem →Genotherm, lefűzhető, A4, 50 mikron, víztiszta, VICTORIA OFFICEMegnézem →Szalagos irományfedél, A4, VICTORIA OFFICE, BasicMegnézem →
Karton mappák →PP mappák →Gyorsfűzők és klippes mappák →Szalagos irományfedelek →Blog: irattartó mappa fajták
Gyakori kérdések
- Mi a különbség a dosszié és a mappa között?
- A köznyelvben gyakran ugyanazt jelentik. A pólyás dosszié jellemzően három oldalon pólyával zárt, a gumis mappa sarkain gumipánt tartja a lapokat.
- Mi az irományfedél?
- Vastag kartonból készült, szalaggal köthető iratborító, amelyet hivatali és ügyviteli iratkezelésben használnak nagyobb iratcsomagokhoz.
- Karton vagy PP mappát vegyek?
- Ha a mappát hordozzák vagy sokáig használják, a PP tartósabb; asztali, rövid idejű használatra a karton elég.
- Lyukasztás nélkül is lefűzhető az irat?
- Igen, lefűzhető genothermben: a tasak perforációja megy a mechanikába, a lap sértetlen marad.
- Melyik a legolcsóbb megoldás nagy mennyiségű irathoz?
- Lezárt anyaghoz a gyorsfűző és az archiválódoboz párosa; a genotherm darabonként drágább, azt a gyakran forgatott lapoknak tartsd fenn.
Tovább a témában
Teljes útmutató · Napi iratIratkezelés és irattartók: teljes útmutatóA napi irathoz az az eszköz jó, amelyik a mozgását követi: amit viszel, azt gumis mappába; amit egy lapként védesz, azt genothermbe; amit lapozva…Gyakori kérdésekIrattartók: mappa, genotherm, iratpapucsRövid válaszok a szakasz kérdéseire, a részletes cikkekre mutató linkkel.MintaprojektMintaprojekt: iratkezelési rend egy 6 fős irodábanÉvente kb. 5 000 lap megőrzendő irathoz 10 darab 75 mm-es iratrendező, archiváláskor évente 4 darab 150–155 mm-es archiválódoboz kell; 8 éves…ÖsszehasonlításIrodaszer-összehasonlításokA témakör 10 döntési kérdése egy táblázatban, a többi témakör hasonló döntéseivel együtt.
Kapcsolódó cikkek
FogalomHány mikronos genothermet vegyek?A mikron a fólia vastagsága: 1 mikron a milliméter ezredrésze. Mindennapi lefűzéshez az 50 mikronos genotherm elég; gyakran kézbe vett, szállított…Döntési segítségIratpapucs vagy iratrendező?Iratpapucs akkor jó, ha lyukasztás nélkül, gyorsan kell iratokat, katalógusokat, füzeteket vagy mappákat a polcon álló helyzetben tartani. Ha a…Döntési segítség50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?A 75 mm-es iratrendező kb. 500, az 50 mm-es kb. 350 lap 80 g-os papírt fogad be. Ha egy témához vagy egy évhez több mint 300 lap gyűlik össze, vagy…ÚtmutatóHogyan alakíts ki átlátható irattárat egy kisirodában?Válaszd szét az aktív, a lezárt és az archív iratokat; minden szinthez rendelj egy eszközt (mappa, iratrendező, archiválódoboz), egységes…
Fogalmak ebben a cikkben
Témakör: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
