Irattartó mappa fajták: melyiket mire használd?

Mappa, iratrendező, gyorsfűző, genotherm, tokos rendező – a boltban tucatnyi név és forma között kell választani. Pedig mindegyik másra való. Ha jó irattartót választasz, a papírjaid nem gyűrődnek, nem vesznek el, és pillanatok alatt előkerülnek. Ebben a cikkben sorra vesszük a legnépszerűbb irattartó mappa fajtákat, és megmutatjuk, melyiket mire érdemes használni az irodában és otthon.

Miért fontos a megfelelő irattartó mappa?

Egy jól megválasztott irattartó három dolgot tesz: összefogja, védi és kereshetővé teszi az iratokat. A napi használatú papíroknál a gyors hozzáférés a fontos. A szerződéseknél és az ügyfélnek átadott anyagoknál inkább a védelem és a megjelenés. Ha rossz eszközt választasz, a lapok kicsúsznak, szamárfülesek lesznek, vagy épp túl nehézkes hozzájuk férni.

A legnépszerűbb irattartó mappa fajták

Az alábbi típusok fedik le az irodai iratkezelés szinte minden helyzetét. Mindegyiknél leírjuk, mire a legjobb.

Gumis és patentos mappa

A gumis mappák szalagja megakadályozza, hogy a papírok kicsússzanak, ezért ideálisak szállításhoz. Ha gyakran viszel iratokat megbeszélésre vagy ügyfélhez, ez a legpraktikusabb választás. A műanyag mappák a nedvességnek is jobban ellenállnak, mint a karton változatok.

Gyorsfűző és klippes mappa

A gyorsfűzők egy-egy ügy vagy projekt lyukasztott lapjait fogják össze. Olcsók, színkódolhatók, és a lapok sorrendje sem borul fel. A klippes mappa lyukasztás nélkül rögzíti a papírt, ezért jegyzeteléshez és gyorsan cserélődő anyagokhoz jó.

Genotherm

A genotherm átlátszó, lefűzhető tasak, amely lyukasztás nélkül teszi iratrendezőbe tehetővé a lapot. Védi a dokumentumot a gyűrődéstől és a foltoktól. Szerződésekhez, igazolásokhoz és gyakran lapozott anyagokhoz ajánljuk. A genothermek vastagsága mikronban van megadva: a vastagabb merevebb és tartósabb.

Iratrendező

Az iratrendező nagy mennyiségű, lefűzött irat polcon tartott tárolására készült. A karos szerkezet több száz lapot is megtart, a gerincre címke kerül. Könyvelési anyagokhoz, számlákhoz és éves dokumentációhoz ez a legelterjedtebb megoldás.

Tokos iratrendező

A tokos iratrendező zárt tokja a portól és a szennyeződéstől is védi a tartalmat. Hosszabb távon megőrzendő, ritkábban elővett iratokhoz érdemes választani.

Gyűrűs könyv

A gyűrűs könyvbe a lapok könnyen betehetők és kivehetők anélkül, hogy az egészet szét kellene szedni. Gyakran bővülő anyagokhoz, prezentációkhoz és referencia dokumentumokhoz a legjobb. Kisebb gerincszélessége miatt kevesebb helyet foglal, mint egy iratrendező.

Regiszter és elválasztólap

A regiszterek és elválasztólapok egy iratrendezőn vagy gyűrűs könyvön belül tagolják az anyagot. Számozott, betűs vagy színes változatban kaphatók. Velük egy vastag rendezőben is azonnal megtalálod a keresett részt.

Kapcsos irattartók: amikor a védelem a fő szempont

A kapcsos irattartók mechanikus zárja biztosan a helyén tartja a lapokat, és lapozni is lehet bennük, anélkül hogy kivennéd őket. Ez prezentációknál és gyakran használt referenciaanyagoknál nagy előny. Többféle kivitelben léteznek.

• Standard kapcsos mappa: a mindennapi irodai iratokhoz.
• Elegáns, bőrhatású kivitel: ügyféltalálkozókra és tárgyalásokra.
• Környezetbarát változat: újrahasznosított alapanyagból.

Választáskor nézd meg, mennyi lapot bír el a mechanika, és mennyire könnyen nyitható. Gyakori használatnál a strapabíró szerkezet hosszú távon megtérül.

Hogyan válasszuk ki a megfelelő irattartó mappát?

A választást három kérdés dönti el. Ha ezekre válaszolsz, a típus szinte magától adódik.

1. Mennyi irat? Néhány lapra genotherm vagy gyorsfűző, sok száz lapra iratrendező való.
2. Milyen gyakran veszed elő? Napi használatra mappa vagy gyűrűs könyv, archiválásra tokos iratrendező.
3. Mennyire kell védeni? Szállításhoz gumis vagy kapcsos mappa, tartós megőrzéshez zárt tok.

Érdemes egyetlen színrendszert használni az összes irattartónál. Például a pénzügyek kékek, a szerződések pirosak, a projektek zöldek. Így ránézésre is tudod, hová nyúlj. Az iratok teljes rendszerezéséről iratrendezési útmutatónkban olvashatsz részletesen.

Gyakori kérdések az irattartó mappákról

Összegyűjtöttük a vásárlóink leggyakoribb kérdéseit.

Milyen mappa a legjobb A4-es iratokhoz?

Szinte minden irattartó A4-es méretre készül. Kevés lapra gyorsfűző vagy genotherm, sok lapra iratrendező a jó választás.

Hogyan tároljam biztonságosan a fontos dokumentumokat?

Tedd genothermbe, majd tokos iratrendezőbe. A pótolhatatlan iratokról készíts digitális másolatot is.

Melyik mappa jó szállításhoz?

A gumis vagy patentos műanyag mappa, mert nem nyílik ki, és a nedvességtől is védi a papírt.

Összefoglalva

A megfelelő irattartó mappa gyorsabbá és biztonságosabbá teszi az iratkezelést. Röviden:

1. Szállításhoz gumis vagy kapcsos mappát válassz.
2. Ügyenkénti iratokhoz gyorsfűzőt vagy klippes mappát használj.
3. Egyedi, fontos lapokat genothermben tarts.
4. Nagy mennyiséghez iratrendező, hosszú megőrzéshez tokos rendező kell.
5. Egységes színrendszerrel még gyorsabb a keresés.

Minden típust megtalálsz a mappák és az iratrendezés kategóriájában, az irodaszerek teljes kínálatával együtt az OfficeMarket.hu webáruházban. Te melyik irattartóra esküszöl? Írd meg nekünk!

Elérhetőség: Ha bármilyen kérdésed van, keress minket bátran e-mailben az info@officemarket.hu címen vagy telefonon a +36-70-677-5579 számon!

A cikket írta: Szűcs Márton, az OfficeMarket.hu szakmai szerzője.