Iratkezelés és irattartók · Útmutató
Hogyan szervezzük meg egy kisiroda irattárát, hogy bármilyen iratot perceken belül megtaláljunk?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Archiválás
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
Válaszd szét az aktív, a lezárt és az archív iratokat; minden szinthez rendelj egy eszközt (mappa, iratrendező, archiválódoboz), egységes gerinccímkézést és színkódot használj, és évente egyszer ürítsd a lejárt megőrzési idejű iratokat.
Ha nem tudod eldönteni
A legtöbb kisirodában az aktív és a lezárt szint működik (genotherm, iratrendező, gumis mappa), az archív szint viszont hiányzik. Ha az irattár zsúfolt, nem új polc kell, hanem archiválódoboz és egy iratmegsemmisítő a lejárt megőrzési idejű iratokhoz.
Irattár 6 lépésben
- Mérd fel az iratokatCsoportosítsd a meglévő iratokat típus szerint: számlák és bizonylatok, szerződések, munkaügyi iratok, ügyfélanyagok, egyéb. Becsüld meg, mennyi keletkezik egy évben.
- Húzz három szintetAktív (napi használat, íróasztal közelében), lezárt (az aktuális és az előző év, polcon), archív (megőrzendő, dobozban, távolabbi helyen).
- Rendelj eszközt minden szinthezAktív: gumis mappa, genotherm. Lezárt: 75 mm-es iratrendező. Archív: archiválódoboz a megsemmisíthetőség dátumával.
- Egységesítsd a jelöléstMinden gerincen ugyanaz a sorrend: iratfajta – időszak – sorszám. Használj cserélhető gerinccímkét vagy feliratozógépet, hogy a felirat olvasható és egyforma legyen.
- Adj jelentést a színeknekPéldául év szerint váltott szín, vagy részlegenként egy szín. A lényeg, hogy mindenki ugyanazt értse a színen – írd ki a polc végére.
- Tervezz éves selejtezéstÉvente egyszer nézd át az archív dobozokat, és a lejárt megőrzési idejű iratokat megfelelő biztonsági fokozatú iratmegsemmisítővel semmisítsd meg.
Polcrend, ami kereséskor segít
- Szemmagasságba a leggyakrabban használt, lezárt iratok kerüljenek.
- Balról jobbra időrend: a legrégebbi bal oldalon, a legújabb jobbra.
- Hagyj minden polcon 10–15% szabad helyet a következő év anyagának.
- A polc végére tegyél ki egy jegyzéket: mi melyik polcon van, és mi a színkód jelentése.
Gyakori tévedések
- Minden irat iratrendezőben marad évekig, és az irattár polcai megtelnek.
- Mindenki másképp írja fel a gerincet, így a keresés polcról polcra tart.
- Nincs kijelölt felelős, aki az éves selejtezést elvégzi.
Kapcsolódó termékek
Iratrendező, 75 mm, A4, PP/karton, VICTORIA OFFICE, Basic, feketeMegnézem →Archiválódoboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Cserecímke, iratrendezőhöz, kétoldalas, 28x153mm, DONAU, fehérMegnézem →Iratmegsemmisítő, konfetti, 6 lap, FELLOWES Powershred® P-30CMegnézem →
Iratrendezők →Archiváló dobozok →Iratrendező cserecímkék →Bizalmas iratok védelme →Blog: iratrendezési rendszerek, amik működnekBlog: iratok tárolása
Gyakori kérdések
- Mennyi hely kell egy kisiroda irattárának?
- Az éves iratmennyiségtől függ. Ha évente 10 iratrendezőnyi anyag keletkezik, és archiváláskor dobozba teszitek, egy 1 méteres polc több évre elég.
- Érdemes digitalizálni az iratokat?
- A digitalizálás a keresést könnyíti, de sok irat eredeti példányát jogszabály szerint meg kell őrizni. Kérdezd meg a könyvelőd, mely iratoknál elég a digitális másolat.
- Hová tegyük az archív iratokat?
- Száraz, zárható helyiségbe, a padlótól kicsit megemelve, közvetlen napfénytől védve.
Tovább a témában
Teljes útmutató · ArchiválásIratkezelés és irattartók: teljes útmutatóArchiváláskor a lezárt év iratai kikerülnek az iratrendezőből, és a sorrendet megtartva archiválódobozba kerülnek.Gyakori kérdésekIrattár és archiválásRövid válaszok a szakasz kérdéseire, a részletes cikkekre mutató linkkel.MintaprojektMintaprojekt: iratkezelési rend egy 6 fős irodábanÉvente kb. 5 000 lap megőrzendő irathoz 10 darab 75 mm-es iratrendező, archiváláskor évente 4 darab 150–155 mm-es archiválódoboz kell; 8 éves…
Kapcsolódó cikkek
ÚtmutatóMeddig kell megőrizni a céges iratokat?A számviteli törvény szerint a beszámolót és a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat legalább 8 évig olvasható formában meg…Döntési segítségMekkora archiválódobozt válassz?A 80 mm-es archiválódobozba kb. 700–800, a 100 mm-esbe kb. 900–1 000, a 120 mm-esbe kb. 1 100–1 200, a 155 mm-esbe kb. 1 400–1 500 lap 80 g-os papír…ÚtmutatóHogyan címkézd fel az iratrendezőket és a polcokat?Használj egységes sablont a gerincen (iratfajta – időszak – sorszám), azonos betűméretet és színkódot, cserélhető gerinccímkét vagy nyomtatott…Döntési segítség50 vagy 75 mm-es iratrendező kell?A 75 mm-es iratrendező kb. 500, az 50 mm-es kb. 350 lap 80 g-os papírt fogad be. Ha egy témához vagy egy évhez több mint 300 lap gyűlik össze, vagy…Döntési segítségMappa, gyorsfűző vagy genotherm: mibe tedd az iratot?Folyamatban lévő, gyakran elővett ügyhöz gumis mappa vagy genotherm; lefűzött, lapozható iratcsomaghoz gyorsfűző; vastag, lezárt ügyirathoz szalagos…Döntési segítségPP vagy karton iratrendező?Irodai lefűzéshez a PP külsejű, karton belsejű iratrendező a kedvező ár-érték: kívül tartós és letörölhető, belül olcsóbb karton. A teljesen PP…Döntési segítségIratpapucs vagy iratrendező?Iratpapucs akkor jó, ha lyukasztás nélkül, gyorsan kell iratokat, katalógusokat, füzeteket vagy mappákat a polcon álló helyzetben tartani. Ha a…FogalomRegiszter vagy elválasztólap: mi a különbség?A regiszter előre feliratozott, sorrendbe rendezett lapkészlet (például 1–12, 1–31, A–Z), amely az iratrendezőt fix szakaszokra osztja. Az…
Fogalmak ebben a cikkben
Témakör: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
