Iratkezelés és irattartók · Útmutató
Hogyan szervezzük meg egy kisiroda irattárát, hogy bármilyen iratot perceken belül megtaláljunk?
Része: Iratkezelés és irattartók: teljes útmutató · Archiválás
- 1. Napi iratmappa, genotherm, tálca
- 2. Lefűzésiratrendező, regiszter
- 3. Archiválásirattár, archiválódoboz
- 4. Megőrzés8 év, selejtezés
- 5. MegsemmisítésP-4, iratmegsemmisítő
- + Védelem és kötéslaminálás, spirál
Röviden
Válaszd szét az aktív, a lezárt és az archív iratokat; minden szinthez rendelj egy eszközt (mappa, iratrendező, archiválódoboz), egységes gerinccímkézést és színkódot használj, és évente egyszer ürítsd a lejárt megőrzési idejű iratokat.
Ha nem tudod eldönteni
A legtöbb kisirodában az aktív és a lezárt szint működik (genotherm, iratrendező, gumis mappa), az archív szint viszont hiányzik. Ha az irattár zsúfolt, nem új polc kell, hanem archiválódoboz és egy iratmegsemmisítő a lejárt megőrzési idejű iratokhoz.
Irattár 6 lépésben
- Mérd fel az iratokatCsoportosítsd a meglévő iratokat típus szerint: számlák és bizonylatok, szerződések, munkaügyi iratok, ügyfélanyagok, egyéb. Becsüld meg, mennyi keletkezik egy évben.
- Húzz három szintetAktív (napi használat, íróasztal közelében), lezárt (az aktuális és az előző év, polcon), archív (megőrzendő, dobozban, távolabbi helyen).
- Rendelj eszközt minden szinthezAktív: gumis mappa, genotherm. Lezárt: 75 mm-es iratrendező. Archív: archiválódoboz a megsemmisíthetőség dátumával.
- Egységesítsd a jelöléstMinden gerincen ugyanaz a sorrend: iratfajta – időszak – sorszám. Használj cserélhető gerinccímkét vagy feliratozógépet, hogy a felirat olvasható és egyforma legyen.
- Adj jelentést a színeknekPéldául év szerint váltott szín, vagy részlegenként egy szín. A lényeg, hogy mindenki ugyanazt értse a színen – írd ki a polc végére.
- Tervezz éves selejtezéstÉvente egyszer nézd át az archív dobozokat, és a lejárt megőrzési idejű iratokat megfelelő biztonsági fokozatú iratmegsemmisítővel semmisítsd meg.
Polcrend, ami kereséskor segít
- Szemmagasságba a leggyakrabban használt, lezárt iratok kerüljenek.
- Balról jobbra időrend: a legrégebbi bal oldalon, a legújabb jobbra.
- Hagyj minden polcon 10–15% szabad helyet a következő év anyagának.
- A polc végére tegyél ki egy jegyzéket: mi melyik polcon van, és mi a színkód jelentése.
Mennyi polc kell? Számoljunk folyóméterben
Az irattár helyigényét folyóméterben érdemes tervezni: ez azt mondja meg, hány méter polcot foglal el az anyag egymás mellé állítva.
| Amit tárolsz | Mennyi hely | Megjegyzés |
|---|---|---|
| 10 db 75 mm-es iratrendező | kb. 75 cm polc | A gerincméret maga a helyfoglalás |
| 10 db 50 mm-es iratrendező | kb. 50 cm polc | Ugyanannyi anyag, kisebb bontásban |
| 10 db 100 mm-es archiválódoboz | kb. 1 m polc | Lezárt évek anyaga |
| Egy 5 polcos szekrény | kb. 4–5 folyóméter | Polconként kb. 80–100 cm hasznos hossz |
Mi kerüljön szem elé, és mi a felső polcra?
- Szemmagasság: a folyó év anyaga – ezt veszik le naponta.
- Derék- és térdmagasság: az előző év, amit havonta elővesznek.
- Felső polc: a megőrzési idő alatt álló, ritkán bolygatott dobozok; ide könnyű, jól feliratozott doboz kerüljön.
- Padlóra közvetlenül ne: takarításnál és beázásnál az alsó sor sérül először.
Gyakori tévedések
- Minden irat iratrendezőben marad évekig, és az irattár polcai megtelnek.
- Mindenki másképp írja fel a gerincet, így a keresés polcról polcra tart.
- Nincs kijelölt felelős, aki az éves selejtezést elvégzi.
Kapcsolódó termékek
Iratrendező, 75 mm, A4, PP/karton, VICTORIA OFFICE, Basic, feketeMegnézem →Archiválódoboz, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, kék-fehérMegnézem →Cserecímke, iratrendezőhöz, kétoldalas, 28x153mm, DONAU, fehérMegnézem →Iratmegsemmisítő, konfetti, 6 lap, FELLOWES Powershred® P-30CMegnézem →
Iratrendezők →Archiváló dobozok →Iratrendező cserecímkék →Bizalmas iratok védelme →Blog: iratrendezési rendszerek, amik működnekBlog: iratok tárolása
Gyakori kérdések
- Mennyi hely kell egy kisiroda irattárának?
- Az éves iratmennyiségtől függ. Ha évente 10 iratrendezőnyi anyag keletkezik, és archiváláskor dobozba teszitek, egy 1 méteres polc több évre elég.
- Érdemes digitalizálni az iratokat?
- A digitalizálás a keresést könnyíti, de sok irat eredeti példányát jogszabály szerint meg kell őrizni. Kérdezd meg a könyvelőd, mely iratoknál elég a digitális másolat.
- Hová tegyük az archív iratokat?
- Száraz, zárható helyiségbe, a padlótól kicsit megemelve, közvetlen napfénytől védve.
- Hány folyóméter kell öt év anyagához?
- Évi 10–15 iratrendezővel számolva évente kb. 1 folyóméter, tehát öt évre 5 folyóméter polc – archiválódobozba áttéve ennél kevesebb.
- Milyen magasra pakoljunk?
- A ritkán használt, könnyű dobozok mehetnek a felső polcra; a napi anyag szemmagasságban legyen.
Fogalmak ebben a cikkben
Témakör: Archiválás · Gyakori kérdések · Mintaprojekt · Fogalomtár · OfficeMarket Tudástár · Az aktuális árat és készletet a termékoldal mutatja.
GOOGLELegyen az OfficeMarket a kedvenc forrásod!
Így könnyebben megtalálod a friss irodaszeres, iskolaszeres és céges beszerzési útmutatóinkat.
Beállítom a Google-ben
A Google oldalán pipáld be az officemarket.hu-t.
