Irodai költségcsökkentés: így spórolj az irodában

Egy kisvállalkozásnál az irodai kiadások apránként gyűlnek: itt egy sürgős rendelés, ott egy feleslegesen égő lámpa, amott egy idő előtt tönkrement nyomtató. Egyenként nem tűnnek soknak, együtt viszont komoly összeget tesznek ki. Ebben a cikkben összegyűjtöttük, hogyan csökkentheted az iroda költségeit egyszerű, gyorsan bevezethető lépésekkel. Szó lesz az energiáról, a beszerzésről, a karbantartásról és a digitális átállásról is.

Energia: a láthatatlan költség

Az energiafelhasználás az egyik legnagyobb, mégis legkevésbé figyelt irodai kiadás. Néhány egyszerű változtatással érezhetően csökkenthető.

• LED világítás: kevesebbet fogyaszt és tovább bírja, mint a hagyományos izzók.
• Mozgásérzékelő és időzítő: a mosdóban, folyosón és raktárban csak akkor ég a lámpa, ha kell.
• Energiatakarékos üzemmód: állítsd be a számítógépeken, monitorokon és nyomtatókon.
• Termosztát: éjszakára és hétvégére állítsd lejjebb a fűtést, nyáron ne hűts túl.
• Kikapcsolás: péntek délután kapcsold ki a készenléti módban hagyott eszközöket.

Okos irodai beszerzés: 6 tipp

Az irodaszer-beszerzés rutinfeladat, ezért könnyű elsiklani felette. Pedig egy jól kialakított rend pénzt és munkaidőt is spórol.

1. Tervezz előre, és vond össze a rendeléseket

Minden apró, külön leadott rendelés plusz szállítási költséget és adminisztrációt jelent. Készíts havi beszerzési listát, és havonta egy-két nagyobb rendelésben szerezd be, amire szükség van.

2. Vezess egyszerű készletnyilvántartást

Ha tudod, miből mennyi van, nem veszel feleslegesen, és nem is fogy ki semmi váratlanul. A sürgős, drágább beszerzések így elkerülhetők. Egy 15 perces módszert irodai készletellenőrzésről szóló cikkünkben mutatunk be.

3. Vegyél nagyobb kiszerelésben

A gyakran fogyó termékeknél, például a fénymásolópapírnál, a dobozos vagy nagyobb kiszerelés egységára általában kedvezőbb. Csak annyit vegyél, amennyit belátható időn belül felhasználtok, és amennyinek van helye.

4. Rendelj online

Online néhány kattintással összehasonlíthatod az árakat, és nem kell munkaidőben boltba menni. A nehéz, terjedelmes termékeket, például a papírt sem kell cipelni.

5. Figyeld az akciókat

Az OfficeMarket.hu főoldalán a „Nap ajánlata” minden nap más terméket kínál kedvező áron. A rendszeresen használt termékekből érdemes akciósan készletet tartani.

6. Válassz tartós és újratölthető termékeket

A betétcserélhető toll, az utántölthető marker és a strapabíró iratrendező kezdetben kicsit drágább lehet. Hosszú távon viszont ritkábban kell pótolni, így olcsóbb.

Karbantartás: javítani vagy cserélni?

A rendszeres karbantartás meghosszabbítja a berendezések élettartamát, és megelőzi a váratlan, drága meghibásodást. Ez főleg a nyomtatóknál, a fénymásolóknál és a számítógépeknél számít. Ha egy eszköz elromlik, vesd össze a javítás és egy új eszköz költségét. Ha a javítás közelít az új ár jelentős részéhez, vagy a gép már sokat hibázik, általában jobb cserélni. Vásárláskor ne csak a beszerzési árat nézd, hanem a fogyóanyag, például a toner árát is.

Digitális átállás és kevesebb papír

A kétoldalas nyomtatás, az e-számla és a felhőben tárolt dokumentumok csökkentik a papír-, toner- és tárolási költségeket. Az elektronikus aláírás a postaköltséget és a futárdíjat is megspórolja. Ha ebbe az irányba lépnél, olvasd el a papírfelhasználás csökkentéséről szóló útmutatónkat.

Rugalmas munkavégzés

A home office és a rugalmas munkaidő csökkentheti az iroda helyigényét és rezsijét. A munkatársak az ingázáson is spórolnak, ami az elégedettségüket is növeli. Ha részben otthonról dolgoztok, figyelj arra, hogy az otthoni munkahely is megfelelően fel legyen szerelve.

Összefoglalva

Az irodai költségcsökkentés sok apró lépésből áll össze. A lényeg röviden:

1. Cseréld LED-re a világítást, és kapcsold ki a gépeket, ha nincs rájuk szükség.
2. Tervezd meg a beszerzést, és vond össze a rendeléseket.
3. Tarts nyilván készletet, hogy ne kelljen sürgősen, drágán rendelni.
4. Tartsd karban a gépeket, és számold ki, mikor éri meg a csere.
5. Nyomtass kevesebbet, és válts digitális folyamatokra.

Minden irodai kelléket egy helyen, gyors szállítással rendelhetsz az OfficeMarket.hu webáruházban. Nálatok melyik tipp hozta a legnagyobb megtakarítást? Írd meg nekünk!

Elérhetőség: Ha bármilyen kérdésed van, keress minket bátran e-mailben az info@officemarket.hu címen vagy telefonon a +36-70-677-5579 számon!

Hol megy el a pénz egy átlagos irodában?

A fogyóeszköz-költség nagy része néhány tételen múlik, és ezek mind befolyásolhatók:

• Nyomtatás. A nagy kapacitású toner oldalra vetítve általában feleannyiba kerül, mint a kicsi. A kétoldalas nyomtatás alapértelmezetté tétele önmagában látványos papírmegtakarítás.
• Papír. A karton mennyiség csomagonként olcsóbb, és nem fogy el rossz pillanatban.
• Konyha. A szemes kávé és a nagy kiszerelésű alapanyag adagra vetítve jóval olcsóbb, mint a kapszula vagy a kis csomag.
• Energia. A készenléti üzemmódban hagyott eszközök éves szinten érezhető tételt jelentenek; egy kapcsolós elosztó megoldja.

Négy lépés, ami hetek alatt megtérül

1. Mérd meg a fogyást. Két hónap rendelési adata megmutatja, mi fogy tényleg, és mi az, amit csak megszokásból rendelsz.
2. Vonj össze rendeléseket. Egy nagyobb rendelés adminisztrációja és szállítása is kevesebb, mint négy kicsié.
3. Legyen felelőse a készletnek. Ha mindenki rendel, mindig két dologból lesz túl sok, egyből pedig hiány.
4. Standardizálj. Ha minden asztalnál ugyanaz a toll és tűzőgép, akkor egyféle utántöltő és kapocs kell, nem ötféle.

Amin viszont ne spórolj

Az irodai szék, a világítás és a higiéniai alapok azok a tételek, ahol a takarékosság később többe kerül: az olcsó szék hátfájást, a rossz világítás fejfájást, a hiányzó fertőtlenítő pedig kiesett munkanapokat hoz.

Gyakori kérdések

Megéri az utángyártott toner?

Sok esetben igen, de nézd meg a garanciális feltételeket, és hogy a gyártó mit ír a nyomtató garanciájáról. Fontos dokumentumhoz maradj eredetinél.

Mennyi tartalékot tartsak?

A napi fogyóeszközöknél a havi fogyás másfélszerese jó kiindulás, a kritikus tételekből (toner, másolópapír) pedig legyen mindig egy tartalék.

A rendszeres tételeket az irodaszerek és az irodai papíráru kategóriákban találod.

A cikk szerzője: Szűcs Márton, az OfficeMarket.hu szakmai szerzője.