Mi fogy el mindig rosszkor? Irodai készletellenőrzés 15 perc alatt
Olvasási idő: 4 perc
A fénymásolópapír, a toner és a kéztörlő általában nem akkor fogy el, amikor ráérsz foglalkozni vele. Egy 15 perces készletellenőrzéssel viszont még azelőtt észreveheted a hiányt, hogy valaki kimondaná: „ki használta el az utolsót?”
15 perces irodai készletellenőrzés
A fénymásolópapír, a toner és a kéztörlő általában nem akkor fogy el, amikor ráérsz foglalkozni vele. Egy 15 perces készletellenőrzéssel viszont még azelőtt észreveheted a hiányt, hogy valaki kimondaná: „ki használta el az utolsót?”
Nem leltárt kell készítened: azt kell gyorsan észrevenned, melyik fogyóeszköz közelít ahhoz a szinthez, amikor már érdemes újrarendelni.
Van néhány dolog egy irodában, amelynek a létezését szinte észre sem vesszük – egészen addig, amíg el nem fogy. A nyomtató mellett nincs több papír, a toner éppen egy fontos szerződés nyomtatásakor jelez hibát, vagy az utolsó tűzőkapocs is elfogyott.
Ez különösen a kisebb, néhány vagy néhány tíz fős irodákban gyakori. Sok helyen nincs külön beszerző, ezért az irodaszerek rendelése egy irodavezető, asszisztens, ügyintéző vagy éppen a cégvezető feladatai közé csúszik be.
A megoldás nem feltétlenül egy komoly készletkezelő rendszer. Egy jól kialakított minimumkészlet és egy rendszeres, 15 perces ellenőrzés már rengeteg váratlan hiányt megelőzhet.
Rövid válasz: hogyan érdemes ellenőrizni az irodai készletet?
Ne minden terméket számolj meg darabonként. Ellenőrizd a munkát megakasztó fogyóeszközöket, sorold őket zöld, sárga vagy piros készletszintbe, és rendelj akkor, amikor egy fontos termék eléri az előre meghatározott újrarendelési pontot – ne akkor, amikor már teljesen elfogyott.
Miről lesz szó?
- Miért nem működik a „majd szólnak, ha elfogy” módszer?
- Zöld–Sárga–Piros készletszint
- Miből kell valóban biztonsági tartalék?
- Papír és nyomtató-kellékanyag
- Írószerek és apró fogyóeszközök
- Iratrendezés és archiválás
- Irodai konyha és higiénia
- 15 perces ellenőrzőlista
Miért nem működik a „majd szólnak, ha elfogy” rendszer?
Mert mire valaki szól, a készlet gyakran már nulla.
Ráadásul nem minden fogyóeszköz egyformán fontos. Ha elfogy egy ritkábban használt színes marker, valószínűleg nem áll meg az iroda működése. Ha viszont nincs fénymásolópapír, toner, toalettpapír vagy kéztörlő, annak már azonnali következménye van.
Ezért két dolgot érdemes külön kezelni:
- Mennyi maradt belőle?
- Mi történik, ha teljesen elfogy?
Ez a két kérdés sokkal hasznosabb, mint az, hogy minden termékből automatikusan ugyanannyi tartalékot tarts.
A legegyszerűbb rendszer: Zöld – Sárga – Piros
ZÖLD
Van elegendő
A következő rendelési ciklusig és azon túl is biztosan kitart. Most nincs vele teendő.
SÁRGA
Tedd a következő rendelésbe
Még nem sürgős, de már elérte azt a szintet, ahol érdemes utánrendelni.
PIROS
Biztonsági tartalék
Az utolsó csomagot vagy tartalékot használjátok. Kritikus terméknél ne várj tovább.
A rendszer akkor működik jól, ha minden gyakran fogyó terméknél előre eldöntöd, mikor vált sárgára és pirosra.
Ne a színekhez ragaszkodj: használhatsz három polcot, matricát, Excel-oszlopot vagy egyszerű papíros listát is. A lényeg az előre meghatározott újrarendelési pont.
Miből mennyit érdemes készleten tartani?
Erre nincs minden irodára érvényes darabszám. Egy háromfős könyvelőiroda és egy húszfős kereskedelmi iroda papírfogyása teljesen eltérhet.
Érdemes inkább a saját fogyásodból kiindulni.
Egyszerű újrarendelési logika
átlagos heti fogyás × utánpótláshoz szükséges idő + biztonsági tartalék
Például ha egy irodában hetente körülbelül két csomag A4-es papír fogy, és szeretnél legalább egy heti biztonsági tartalékot, akkor nem az utolsó csomag felbontásakor kell rendelni. Ha a következő beszerzésig körülbelül egy héttel számolsz, nagyjából négy csomag környékén már érdemes a papírt a következő rendelésbe tenni.
Fontos: ez nem univerzális készletszám. A saját fogyásod, rendelési gyakoriságod és a termék fontossága alapján állítsd be a minimumot.
A második szűrő: mi történik, ha elfogy?
| Termék | Kritikusság | Mi történik, ha elfogy? | Javasolt hozzáállás |
|---|---|---|---|
| Fénymásolópapír | Magas | A nyomtatási feladatok egy része azonnal megállhat. | Legyen meghatározott biztonsági készlet. |
| Toner / tintapatron | Magas | Az adott nyomtató használhatatlanná válhat. | A fontos nyomtatók kellékanyagát külön figyeld. |
| Toalettpapír, kéztörlő, szappan | Magas | Azonnal érezhető üzemeltetési probléma. | A tartalékcsomag felbontása legyen rendelési jel. |
| Tűzőkapocs, ragasztószalag | Közepes | Kellemetlen, de általában rövid ideig áthidalható. | Az utolsó bontatlan csomagnál kerüljön a listára. |
| Színes marker, ritkább mappa | Alacsonyabb | Általában nem áll meg miatta a napi működés. | Ne tarts belőle indokolatlan készletet. |
A teljes 15 perces irodai készletellenőrzés
-
0–3
perc NyomtatóállomásPapír, toner, tintapatron és az adott nyomtatóhoz szükséges egyéb kellékanyagok.
-
3–6
perc Írószeres tartalékTollak, jegyzettömbök, öntapadó jegyzetek, tűzőkapocs, ragasztó, elemek és más gyakran fogyó apróságok.
-
6–8
perc IratrendezésIratrendezők, mappák, genothermek, elválasztólapok, archiváló dobozok.
-
8–11
perc KonyhaTea, kávé, cukor vagy édesítő, szalvéta, mosogatáshoz szükséges kellékek.
-
11–14
perc Mosdó és higiéniaToalettpapír, kéztörlő, szappan, szemeteszsák és rendszeresen használt tisztítószerek.
-
14–15
perc Rendelési listaA piros tételek azonnal, a sárgák a következő összevont rendelésbe kerüljenek.
1Nyomtatóállomás: ne csak a papírt nézd
A nyomtató környékén elsőként természetesen a papír jut eszünkbe. Érdemes azonban a papír mellett a nyomtató-kellékanyagot is ellenőrizni.
Nézd meg:
- hány bontatlan csomag papír van;
- van-e speciális papír, amelyet rendszeresen használtok;
- a fontos nyomtatókhoz van-e megfelelő toner vagy tintapatron;
- van-e olyan kellékanyag, amely már hónapok óta feleslegesen áll egy lecserélt nyomtató miatt.
A napi nyomtatáshoz szükséges választékot a nyomtató- és másolópapírok, a tonereket és patronokat pedig a nyomtató-kellékanyagok között tudod áttekinteni.
Hasznos trükk: a toner rendeléséhez írd fel egyszer a nyomtató pontos típusát és a használt kellékanyag cikkszámát. Következő alkalommal nem kell újra a nyomtató mögött keresgélni.
2Írószerek: legyen közös tartalékpont
Az írószerkészlet könnyen szétfolyik az egész irodában. Az egyik asztalfiókban hat bontatlan toll van, a másik kolléga pedig azt gondolja, hogy egyetlenegy sincs.
Érdemes egy közös tartalékpontot fenntartani azoknak a fogyóeszközöknek, amelyeket bárki használhat:
- golyóstoll;
- grafitceruza;
- szövegkiemelő;
- öntapadó jegyzettömb;
- jegyzettömb;
- ragasztó;
- tűzőkapocs;
- ragasztószalag.
A kisebb, de rendszeresen fogyó termékek közül a tűzőkapcsok különösen jó példák arra, amit célszerű már az utolsó bontatlan doboznál felírni a rendelési listára.
3Az „apró dolgok” doboza
Van néhány termék, amelyből ritkán kell sok, de hiányuk meglepően kellemetlen lehet. Ezeknek érdemes egy kisebb, jól látható tárolót kialakítani.
Például:
- AA és AAA elemek;
- gemkapocs;
- tűzőkapocs;
- etikett;
- hibajavító;
- ragasztószalag;
- bélyegzőhöz szükséges kellékek.
Egerekhez, billentyűzetekhez és más irodai eszközökhöz az elemek, akkumulátorok és töltők kategóriájában találhatsz utánpótlást.
Jó szabály: egy kis fogyóeszközből általában jobb egy átlátható közös tartalék, mint öt különböző asztalfiókban összesen tízszer annyi készlet.
4Iratrendezés: ne csak akkor vásárolj mappát, amikor már nincs hová tenni a papírt
Az iratrendezőknél és archiválási termékeknél más a fogyási logika. Ezek általában nem naponta fogynak, inkább időszakosan: hónapzárásnál, új ügyfél vagy projekt indulásakor, illetve archiváláskor.
Érdemes előre gondolni:
- várható-e nagyobb archiválás a következő hetekben;
- van-e elegendő iratrendező és mappa;
- maradt-e megfelelő genotherm és elválasztólap;
- kell-e archiváló doboz vagy egyéb tároló.
A szükséges megoldásokat az iratrendezés és archiválás kategóriában találod.
5Irodai konyha: a vendég érkezése előtt derüljön ki, hogy elfogyott a tea
A konyhai készlet ellenőrzésénél sem szükséges mindent darabra számolni. Nézd végig azokat a termékeket, amelyek rendszeresen fogynak, vagy amelyeket ügyfélfogadáskor is használtok.
Tipikusan:
- kávé;
- tea;
- cukor vagy édesítőszer;
- szalvéta;
- papírtörlő;
- mosogatószer.
Ősszel ráadásul újra előtérbe kerülnek a meleg italok. Ha szeretnéd bővíteni a választékot, az OfficeMarket gyümölcsös teái között többféle ízt találsz irodai használatra és vendégváráshoz.
6Higiénia: itt különösen rossz stratégia a nulláig várni
Toalettpapírból, kéztörlőből és szappanból érdemes valódi biztonsági készletet kialakítani. Ezeknél egyszerű szabály működhet:
amikor felbontjátok a kijelölt utolsó tartalékcsomagot, a termék automatikusan kerüljön a következő rendelésbe.
Így nem kell minden alkalommal újra eldönteni, hogy „vajon elég lesz-e még”.
A mosdóhoz, takarításhoz és az iroda mindennapi üzemeltetéséhez szükséges termékeket a higiéniai termékek kategóriában tudod áttekinteni.
Az egyik leggyakoribb hiba: túl sok készlet
A készlethiány kellemetlen, de az ellenkező véglet sem jó. A túl nagy mennyiség pénzt köt le, helyet foglal, és könnyen előfordulhat, hogy egy eszközt vagy nyomtatót lecseréltek, miközben még évekig áll hozzá a régi kellékanyag.
Ezért ne azt kérdezd:
„Miből tudnánk még többet venni?”
Hanem inkább:
„Miből mennyi kell ahhoz, hogy a következő rendelésig biztosan ne legyen fennakadás?”
Ez apró különbségnek tűnik, de teljesen más beszerzési gondolkodást eredményez.
15 perces irodai készletellenőrzőlista
Ha ugyanebben a sorrendben végigmész az irodán, néhány alkalom után az egész ellenőrzés rutinná válhat.
- Van elegendő fénymásolópapír a következő rendelésig.
- A fontos nyomtatók toner- vagy tintaszintje ismert.
- A gyakori írószereknek van közös tartalékhelyük.
- Az utolsó bontatlan tűzőkapocs, ragasztó és hasonló termék nincs elfelejtve.
- Az elemek és más apró kellékek tartaléka rendben van.
- Van elegendő mappa, iratrendező és archiválási kellék.
- A konyhai fogyóeszközökből van megfelelő mennyiség.
- A toalettpapír, kéztörlő és szappan nem érte el a biztonsági minimumot.
- A piros tételek külön rendelési listára kerültek.
- A sárga tételeket hozzáadtad a következő összevont beszerzéshez.
Gyakori kérdések az irodai készletkezelésről
Milyen gyakran érdemes ellenőrizni az irodaszereket?
Egy kisebb irodában sok esetben heti vagy kétheti rövid ellenőrzés elegendő lehet. A megfelelő gyakoriság a fogyás ütemétől és a rendelési szokásoktól függ.
Miből érdemes mindig tartalékot tartani?
Elsősorban azokból a termékekből, amelyek hiánya azonnal akadályozza a munkát vagy az iroda működését: például fénymásolópapírból, kritikus nyomtató-kellékanyagból, toalettpapírból, kéztörlőből és szappanból.
Hogyan határozzam meg a minimumkészletet?
Nézd meg, átlagosan mennyi fogy egy hét alatt, milyen gyakran rendelsz, és mennyi biztonsági tartalékot szeretnél. Ez jobb kiindulási alap, mint egy általános darabszám.
Érdemes minden irodaszert egyszerre megrendelni?
A gyakran fogyó termékeket érdemes összevont rendelési ciklusokban kezelni. A ritkább, speciális termékeket viszont nem szükséges csak azért felhalmozni, mert éppen másból rendelés készül.
Excel-táblázat kell az irodai készlethez?
Nem feltétlenül. Kis irodában egy egyszerű lista, közös dokumentum vagy zöld–sárga–piros jelölés is megfelelő lehet. A rendszer akkor jó, ha rendszeresen használjátok.
Hogyan lehet csökkenteni a fölösleges irodaszerkészletet?
Legyen közös tartalékpont, ne minden asztalon külön készlet. Időnként nézd át a régóta nem használt termékeket, és új rendelés előtt ellenőrizd, nincs-e már belőlük bontatlan csomag valahol az irodában.
Összegzés: ne azt tudd, hogy mennyi van – azt tudd, mikor kell rendelni
Egy kis- vagy közepes iroda készletkezeléséhez nem feltétlenül kell bonyolult rendszer. Sokkal fontosabb, hogy a rendszeresen fogyó termékeknek legyen kijelölt helyük, ismert minimumszintjük és felelősük.
A Zöld–Sárga–Piros módszerrel gyorsan látható, mihez nem kell nyúlni, mi kerüljön a következő rendelésbe, és melyik terméknél nem érdemes tovább várni.
Ha ezt hetente vagy kéthetente 15 perc alatt végignézed, a beszerzés kevésbé lesz tűzoltás, és sokkal inkább tervezhető rutin.
Töltsd fel azt, ami már sárgába ért!
Nézd át az iroda készletét, és ne akkor rendelj, amikor már az utolsó csomagot bontjátok fel. Az OfficeMarket kínálatában az irodai fogyóeszközöktől a papíron és toneren át a higiéniai termékekig egy helyen válogathatsz.
