Irodai költségcsökkentés: így spórolj az irodában
Olvasási idő: 5 perc
Energia, beszerzés, karbantartás, papír: megmutatjuk, hol szivárog el a pénz, és hogyan csökkentheted egyszerű lépésekkel az irodai költségeket.
Egy kisvállalkozásnál az irodai kiadások apránként gyűlnek: itt egy sürgős rendelés, ott egy feleslegesen égő lámpa, amott egy idő előtt tönkrement nyomtató. Egyenként nem tűnnek soknak, együtt viszont komoly összeget tesznek ki. Ebben a cikkben összegyűjtöttük, hogyan csökkentheted az iroda költségeit egyszerű, gyorsan bevezethető lépésekkel. Szó lesz az energiáról, a beszerzésről, a karbantartásról és a digitális átállásról is.
Energia: a láthatatlan költség
Az energiafelhasználás az egyik legnagyobb, mégis legkevésbé figyelt irodai kiadás. Néhány egyszerű változtatással érezhetően csökkenthető.
- LED világítás: kevesebbet fogyaszt és tovább bírja, mint a hagyományos izzók.
- Mozgásérzékelő és időzítő: a mosdóban, folyosón és raktárban csak akkor ég a lámpa, ha kell.
- Energiatakarékos üzemmód: állítsd be a számítógépeken, monitorokon és nyomtatókon.
- Termosztát: éjszakára és hétvégére állítsd lejjebb a fűtést, nyáron ne hűts túl.
- Kikapcsolás: péntek délután kapcsold ki a készenléti módban hagyott eszközöket.
Okos irodai beszerzés: 6 tipp
Az irodaszer-beszerzés rutinfeladat, ezért könnyű elsiklani felette. Pedig egy jól kialakított rend pénzt és munkaidőt is spórol.
1. Tervezz előre, és vond össze a rendeléseket
Minden apró, külön leadott rendelés plusz szállítási költséget és adminisztrációt jelent. Készíts havi beszerzési listát, és havonta egy-két nagyobb rendelésben szerezd be, amire szükség van.
2. Vezess egyszerű készletnyilvántartást
Ha tudod, miből mennyi van, nem veszel feleslegesen, és nem is fogy ki semmi váratlanul. A sürgős, drágább beszerzések így elkerülhetők. Egy 15 perces módszert irodai készletellenőrzésről szóló cikkünkben mutatunk be.
3. Vegyél nagyobb kiszerelésben
A gyakran fogyó termékeknél, például a fénymásolópapírnál, a dobozos vagy nagyobb kiszerelés egységára általában kedvezőbb. Csak annyit vegyél, amennyit belátható időn belül felhasználtok, és amennyinek van helye.
4. Rendelj online
Online néhány kattintással összehasonlíthatod az árakat, és nem kell munkaidőben boltba menni. A nehéz, terjedelmes termékeket, például a papírt sem kell cipelni.
5. Figyeld az akciókat
Az OfficeMarket.hu főoldalán a „Nap ajánlata” minden nap más terméket kínál kedvező áron. A rendszeresen használt termékekből érdemes akciósan készletet tartani.
6. Válassz tartós és újratölthető termékeket
A betétcserélhető toll, az utántölthető marker és a strapabíró iratrendező kezdetben kicsit drágább lehet. Hosszú távon viszont ritkábban kell pótolni, így olcsóbb.
Karbantartás: javítani vagy cserélni?
A rendszeres karbantartás meghosszabbítja a berendezések élettartamát, és megelőzi a váratlan, drága meghibásodást. Ez főleg a nyomtatóknál, a fénymásolóknál és a számítógépeknél számít. Ha egy eszköz elromlik, vesd össze a javítás és egy új eszköz költségét. Ha a javítás közelít az új ár jelentős részéhez, vagy a gép már sokat hibázik, általában jobb cserélni. Vásárláskor ne csak a beszerzési árat nézd, hanem a fogyóanyag, például a toner árát is.
Digitális átállás és kevesebb papír
A kétoldalas nyomtatás, az e-számla és a felhőben tárolt dokumentumok csökkentik a papír-, toner- és tárolási költségeket. Az elektronikus aláírás a postaköltséget és a futárdíjat is megspórolja. Ha ebbe az irányba lépnél, olvasd el a papírfelhasználás csökkentéséről szóló útmutatónkat.
Rugalmas munkavégzés
A home office és a rugalmas munkaidő csökkentheti az iroda helyigényét és rezsijét. A munkatársak az ingázáson is spórolnak, ami az elégedettségüket is növeli. Ha részben otthonról dolgoztok, figyelj arra, hogy az otthoni munkahely is megfelelően fel legyen szerelve.
Összefoglalva
Az irodai költségcsökkentés sok apró lépésből áll össze. A lényeg röviden:
- Cseréld LED-re a világítást, és kapcsold ki a gépeket, ha nincs rájuk szükség.
- Tervezd meg a beszerzést, és vond össze a rendeléseket.
- Tarts nyilván készletet, hogy ne kelljen sürgősen, drágán rendelni.
- Tartsd karban a gépeket, és számold ki, mikor éri meg a csere.
- Nyomtass kevesebbet, és válts digitális folyamatokra.
Minden irodai kelléket egy helyen, gyors szállítással rendelhetsz az OfficeMarket.hu webáruházban. Nálatok melyik tipp hozta a legnagyobb megtakarítást? Írd meg nekünk!
Elérhetőség: Ha bármilyen kérdésed van, keress minket bátran e-mailben az info@officemarket.hu címen vagy telefonon a +36-70-677-5579 számon!
A cikket írta: Szűcs Márton, az OfficeMarket.hu szakmai szerzője.
