Mappák

Milyen mappát válassz irodai iratokhoz?

A mappa kiválasztásánál elsőként azt érdemes eldönteni, hogy napi használatra, ügyfélanyag átadására, szerződések tárolására vagy hosszabb idejű rendszerezésre kell-e. Egy könyvelőirodában gyakran más típus praktikus a havi bizonylatokhoz, mint egy ügyvédi irodában a szerződéscsomagokhoz vagy egy kisvállalkozásnál az ajánlatok, teljesítési igazolások és számlamásolatok kezeléséhez.

Melyik mappatípus mire jó?

• Karton mappa: egyszerű iratátadáshoz, belső adminisztrációhoz, ajánlatok és nyomtatott dokumentumok rendezéséhez jó választás.
• Gumis mappa: akkor praktikus, ha az iratokat mozgatni kell, például ügyféltalálkozóra, postázás előkészítéséhez vagy vezetői aláírásra.
• Pólyás mappa: vékonyabb iratcsomagok összefogására használható, főleg akkor, ha fontos az egyszerű, lapos tárolás.
• PP mappa: tartósabb, jobban bírja a napi használatot, ezért terepen dolgozó munkatársaknak, bolti adminisztrációhoz vagy gyakran kézbe vett dokumentumokhoz hasznos.
• Rekeszes vagy harmonika jellegű mappa: több ügyfél, projekt, hónap vagy témakör elkülönítéséhez ideális.

Mappák könyvelőirodába, ügyvédi irodába és céges adminisztrációhoz

Könyvelőirodában a mappák segíthetnek elkülöníteni az ügyfelek havi anyagait, bejövő számlákat, szerződéseket és bérszámfejtési dokumentumokat. Ügyvédi irodában a gumis vagy PP mappák hasznosak lehetnek tárgyalási anyagok, aláírandó szerződések és ügyfélmappák kezeléséhez. Kisebb cégeknél a karton mappák elegendők lehetnek belső iratrendezéshez, míg a tartósabb PP változatok jobb megoldást adnak gyakori használatra.

Kapcsolódó iratrendezési kategóriák

Ha a mappák már nem elegendők a hosszabb távú tároláshoz, érdemes megnézni az az iratrendezőket és az archiváló dobozokat. Napi irodai használathoz jól kapcsolódnak az iratpapucsok, az irattálcák és az elválasztólapok.

Gyakori kérdések mappaválasztás előtt

Karton vagy PP mappát érdemes választani?

Karton mappa akkor jó, ha egyszerű, irodán belüli iratkezelésre vagy dokumentumátadásra kell. PP mappát akkor érdemes választani, ha a mappát gyakran kézbe veszik, táskába kerül, vagy fontosabb a tartósság.

Mikor hasznos a gumis mappa?

Gumis mappa akkor praktikus, ha az iratcsomagot vinni kell, és nem szeretnéd, hogy a lapok kicsússzanak. Ajánlatokhoz, szerződéscsomagokhoz, ügyfélanyagokhoz és aláírásra előkészített dokumentumokhoz jó megoldás.

Mire való a rekeszes vagy harmonika mappa?

Rekeszes mappát akkor érdemes választani, ha több témát, ügyfelet, hónapot vagy projektet kell egy mappán belül elkülöníteni. Könyvelőknek, területi képviselőknek és adminisztratív munkatársaknak különösen hasznos lehet.

Érdemes külön mappát használni ügyfelenként?

Igen, ha sok szerződés, számla, teljesítési igazolás vagy levelezés tartozik egy ügyfélhez. Ügyfelenként külön mappával gyorsabb a keresés, kisebb az elkallódás esélye, és átláthatóbb marad az irodai iratkezelés.