5 érv az archiválás mellett

Miért fontos a dokumentumok archiválása?

A dokumentumok archiválásával olyan információkat tudhatsz biztonságban, amelyeket már nem használsz nap mint nap. A cég bizalmas adatainak megóvása és a dokumentumok megőrzése, nemcsak a vállalat piaci érdeke, hanem jogi kötelezettsége is. A rendszerezés elmulasztásával valamennyi papíralapú dokumentum valós veszélyt jelent a cég számára, hiszen az adatokat ellophatják, megsemmisülhetnek véletlen intézkedések vagy természeti csapások során.

A rendszeres archiválás mellett számos érv szól:

1. megakadályozza az adatvesztést
   A dokumentumok helyes archiválása megakadályozza, hogy értékes adataid elvesszenek, ezáltal biztos lehetsz abban, hogy váratlan szituáció esetén is érintetlenek maradnak érzékeny dokumentumaid.
2. biztosítja, hogy csak a megfelelő személyek férjenek hozzá az adott dokumentumokhoz
   Nem minden adat közös adat! Minden cég rendelkezik olyan bizalmas, vagy személyi adatokkal melyhez nem biztosítható hozzáférés minden alkalmazott számára. Bizonyos dokumentumokat még házon belül is szükséges lehet elkülönítve tárolni.
3. könnyen hozzáférhető és áttekinthető módon őrizhetők meg a dokumentumok
   A dokumentumok megfelelő archiválása azt jelenti, hogy az alkalmazottak egyszerű és biztonságos hozzáférést kapnak a szükséges információkhoz, ezzel kevesebb munkaidőt fordítanak a keresgélésre és gyorsabban találhatják meg a megfelelő dokumentumokat, amikor szükség van rájuk.
4. értékes helyet takaríthatsz meg az irodában és a szerveren
   Ki ne ütközött volna szűkös irodák okozta tárolási nehézségekbe? A dokumentumok archiválásával értékes hely takarítható meg az irodában azáltal, hogy a napi munkához nélkülözhető papíralapú dokumentumokat az irodán kívül, egy arra kijelölt tárolóhelyiségben helyezik el.
5. segíthet vállalkozásnak teljesíteni például a könyvvizsgálatra vonatkozó jogi követelményeket
   Számos dokumentumot évekig vagy akár évtizedekig is kötelező a cégeknek megőriznie. Per vagy egy pénzügyi felülvizsgálat során a vállalkozás nyilvántartási dokumentumai, számlái, szerződései bekérhetők a vizsgálatot végző szerv részéről. Amennyiben az archiválást nem végezték szakszerűen, úgy a vizsgálat folyamata problémássá válhat és hosszúra nyúlhat, sőt akár egy bírság kiszabását is kockáztathatod.

Az átlátható és hosszú távú archiválásra tökéletes megoldást nyújtanak a VICTORIA archiválókonténerek és dobozok, melyek egyszerűen feliratozhatók és lezárhatók. Használatukkal biztonságban tudhatók és szennyeződésmentesen tárolhatók a vállalkozás számára megőrizni kívánt papíralapú információk. A konténerek strapabíró alapanyagból készülnek, akár egymás tetejére is rakásolhatók. A karton alapanyagnak köszönhetően a dokumentumok megőrzési idejének lejártával könnyedén megsemmisíthetők és elhelyezhetők szelektív módon.